As empresas que investem em projetos seja qual for a finalidade, devem ficar atentas aos documentos de projeto. Todo documento originado em um projeto, tem um ciclo de vida.
Do início a conclusão do mesmo, os documentos podem requerer aprovação ou não, o importante é que cada fase de um projeto precisa ser documentado. É o princípio da gestão do conhecimento que não deve ser menosprezado, pois toda a experiência adquirida deve ser preservada.
Quando inicio um projeto para implantação ou manutenção de um sistema, sigo 4 passos para manter tudo formalizado.
- Preparação – é sentar e começar a escrever o seu documento, quanto o mesmo for complexo ou longo será preciso pensar nos tópicos centrais. Com as ideias estruturadas é possível começar e ajustar quantas vezes forem necessárias.
- Criação do Documento – o documento é criado em formato de rascunho, a maior parte das horas de esforço associadas ao documento são investidas neste passo. As revisões não possuem o mesmo nível de esforço da criação, mas envolvem esforço.
- Feedback e Revisão – esses dois passos envolvem a circulação do documento para leitura e feedback dos envolvidos. O documento é atualizado baseado nos comentários da revisão. Esse ciclo pode se repetir quantas vezes for importante para que o documento seja finalizado.
- Aprovação – quando o ciclo de revisão do documento finalizar é hora de aprovar o documento. Assinar os documentos de forma virtual e ou pessoal. Toda mudança após a assinatura, deve ser documentada.
Mas de que adianta criar documentos se os mesmos forem perdidos, um repositório com controle de acesso é fundamental. Relacione todos os documentos criados como um super índice e mantenha um backup desse repositório.
Após a conclusão do projeto, alguns dos documentos podem ser arquivados, enquanto que outros precisam ser mantidos por tempo indefinido.
Algumas empresas mantêm um repositório central das principais entregas dos projetos que podem servir para a reutilização e até mesmo para resgate de informações. Com um repositório corporativo, o gerente do projeto e o bibliotecário devem decidir quais são as informações que podem ser reutilizadas em projetos futuros.
Quanto conhecimento mora nesses documentos de projetos. E tão importante quanto criá-los e analisá-los sempre que possível. Quero falar sobre alguns desses documentos de projetos em breve, então fiquem ligados.
