No artigo anterior eu falei sobre fazer mais com menos, e enfatizei a necessidade de engajar pessoas. Em não jogue dinheiro fora quero falar dos demais pilares.
Pessoas é o primeiro pilar que gosto de tratar na consultoria de negócios quando sou contratada para ajudar uma empresa. Não adianta se você não tem uma boa equipe, com os profissionais adequados a cada posição, os demais pilares não irão bem.
Ocorre, porém, que algumas empresas possuem uma boa equipe, mas continuam patinando em alguns aspectos. Muitos empresários nos procuram com a intenção de que possamos instalar ou trocas os sistemas da empresa deles. É mais ou menos assim: “Meu sistema de gestão não funciona bem” ou “Preciso de um sistema para aumentar as minhas vendas”.
A surpresa é que quando chego para a primeira reunião, descubro que ele tem um bom sistema. Então o que pode estar impedindo essa empresa de ter uma produtividade maior, um custo menor ou uma entrega de resultados satisfatória. Existem então duas coisas que me preocupo em descobrir.
Vamos a elas:
Quais os processos que essa empresa tem desenhado. Começando pelo negócio central. E peço que me mostrem onde estão descritos e desenhados. Adivinha?! Tcharam… Surpresa, não há nada formalizado. Geralmente os gestores possuem tudo dentro das suas cabeças. Na prática em alguns casos eles nem sabem como o funcionário trabalha.
Ter definido de forma clara as políticas, as normas, os processos e procedimentos da empresa é muito importante. Só assim é possível divulgar para os demais membros da equipe. Nesse pilar eu gosto muito de levantar todos os possíveis processos numa grande lista. Alguns se assustam com o tamanho da lista inicial, que com o prosseguimento da consultoria reduz bastante.
A participação do time é fundamental, bem como a do gestor. Gestor que delega ao consultor e não aparece nas reuniões não funciona. Como líder você deve estar presente sempre e deixar que todos coloquem suas opiniões antes de você. Assim não há risco de ninguém ficar inibido.
Muitos processos desnecessários e sem valor agregado ao negócio são eliminados. Fizeram sentido em outros tempos, mas hoje não são mais importantes ou foram substituídos por outros. Eu tenho uma experiência interessante numa empresa em que atendi, que além do sistema o funcionário fazia um relatório em paralelo para a entrada de notas.
Esse processo fez sentido na implantação do sistema para acompanhamento e checagem. Mas o gestor continuou com o processo após dois anos de sistema. E detalhe que o diretor só recebia o relatório 5 (cinco) dias após o fechamento do mês, porque o funcionário lançava em dois lugares. Para a tomada de decisão desse diretor ter o relatório no dia seguinte ao fechamento do mês era essencial.
Não sei quem ficou mais feliz o funcionário que parou de trabalhar de forma duplicada ou o diretor que recebia o relatório no tempo adequado. Esse gestor que não questionou o processo, entendeu o que devia fazer com os demais processos. E uma revolução positiva começou a ocorrer naquele departamento.
É muito importante ter uma padronização do que executar, entender os custos desses processos, os tempos, os recursos técnicos, materiais e as pessoas que precisam ser envolvidas. Não se deve cair no velho erro de fechar um processo sem envolver a todos que estarão direta ou indiretamente trabalhando neles.
Segunda coisa que me preocupo é entender como o sistema foi adquirido. E novamente me surpreendo, que alguém de TI comprou o sistema sem falar com o usuário chave. Essa mesma equipe, fez o brilhante trabalho de implantar o sistema e liberar acesso aos funcionários. Vivem felizes em seus casulos.
Sou de TI por isso posso falar, adoramos máquinas, mas pessoas não é o forte da turma. Eu mesmo precisei de coaching, treinamentos, mentoring e muito tempo para lidar com pessoas. Por isso sei que o usuário final precisa estar envolvido desde o início. A maioria das vezes o sistema é ótimo, mas a implantação não está adequada.
Lembra que falei das empresas que nos procuram para trocar seus sistemas? Elas ficam muito felizes quando não precisamos trocar. Afinal trocar um sistema custa caro. Não é apenas comprar o sistema. Ele precisa ser adequado ao processo da empresa, ou requerer o mínimo possível de ajuste, e o mais importante precisa dar produtividade ao time e não atrasar suas entregas.
O que vejo em muitos casos é um time que não sabe usar o sistema, não houve um treinamento formal. Ele foi contratado, empurraram o sistema, mas ele nunca recebeu a oportunidade de questionar sobre o sistema. Alguns usuários que entrevisto na fase de diagnóstico me falam claramente que a tela foi pensada por quem não sabe da rotina da área.
Outras vezes percebo que os dados essenciais para funcionamento do sistema nem foram cadastrados. Já me deparei com sistema implantado sem a senha do administrador e ninguém sabia como fazer para conseguir. Teve o caso de um sistema que ficava lento todo dia no mesmo horário (tinha um backup rodando no meio do expediente) e ninguém da TI notou.
O que mais gosto são os casos de trabalhos manuais que podiam ser realizados por sistema. Existem pequenas ferramentas que podem automatizar nossa vida e nem sabemos. Na maioria das vezes eles custam muito pouco e rendem um bom aumento de produtividade. Especialmente em pequenas e médias empresas.
Enfim tem de tudo, e sabe onde está a origem de todos esses problemas, nas pessoas. Se elas estão engajadas e motivadas, com certeza reduzem esses problemas. A TI conversa com o usuário por exemplo, a logística não segura a nota da contabilidade, suprimentos compra melhor, o diretor tem os dados que precisa para tomar decisão de forma rápida e acurada, e o funcionário se sente parte integral da empresa.
Por isso os pilares Pessoas, Processos e Tecnologia tratados nessa ordem evitam que você e sua empresa joguem dinheiro fora. Estamos aqui para te ajudar você a parar de perder dinheiro. Ligue hoje mesmo!
