Como professora de Projetos de Gestão Eletrônica de Documentos tinha a pretensão de ser uma pessoa com poucos documentos guardados. Mas a dura realidade é que eu sou uma daquelas pessoas que guardam tudo o que chama atenção em revistas e jornais. Lógico que meu periférico preferido é o scanner. E sempre que posso, estou passando por lá o material que recebo, pois posso precisar seja para uma aula, palestra ou na vida pessoal.
Essa forma de lidar com documentos segundo minha advogada é muito boa, pois eu sempre tenho muitas provas para apresentar num processo (rsrs). Mas para que eu consiga dar conta dessa papelada toda, precisei me organizar. Mas ainda vejo muitos escritórios, empresas e famílias “sofrendo” horas para localizar um documento.
Segundo dados da Global GED, geram-se em média 19 cópias de cada documento manuseado numa organização. E os profissionais gastam de 5 a 15% do seu tempo lendo documentos que levaram de 30 a 40% do tempo para serem localizados. Mas o pior de tudo foi saber que 7,5% de todos os documentos que deveriam estar disponíveis para consulta foram perdidos. E 5% só por terem sido armazenados incorretamente.
Se pararmos para pensar no volume de documentos estruturados ou não, que circulam na internet, fica mais complicado ainda ter de lidar com eles. Na época em que a agilidade para se chegar a uma informação é cultuada. Imagine-se debruçado sobre um arquivo buscando essa informação em um documento em papel. Já pensou?
Então, agora vai a minha dica para quem está em casa e tem muito papel para guardar. Compre um scanner, organize o que realmente precisa ficar em papel e simplifique sua vida. Busque um profissional de GED para te ajudar em seu escritório de casa ou na empresa. Simplifique a vida e use o tempo da busca de um documento para ganhar produtividade.
O conceito de Paperless que prega a redução ou eliminação total do uso do papel em transações comerciais traz muitos benefícios para quem o adota. Alguns deles:
- Redução dos custos operacionais
- Aumento da produtividade dos empregados, menos buscas e espera por documentos
- Maior velocidade nas respostas às demandas dos clientes
- Ganhos de imagem e reputação da marca, devido a percepção de contribuição com a redução do impacto ambiental
- 100% dos documentos eletrônicos são aceitos em um tribunal de justiça (Brasil)
- Flexibilidade de trabalho remoto com acesso 24×7 dos documentos da empresa
Lógico que uma cultura sem papel precisa passar por uma mudança de comportamento das pessoas que atuam nos processos organizacionais, mas é totalmente factível. Uma oportunidade pode ser iniciar na parte fiscal, que hoje já tem um estimulo do sistema tributário do pais com a entrada da nota fiscal eletrônica, o imposto de renda, cupom fiscal eletrônico, e-social para a previdência e outros.
As soluções estão mais simples, robustas e baratas. O valor de armazenamento digital tem caído a cada ano que passa. Se comparado ao M2 pago para guardar papel. Além disso pode começar a reduzir o volume de impressão. Para começar o projeto é muito simples e em 1 (uma) semana é possível começar a usar uma solução completa.
E no futuro evoluir o GED para o processo de gestão do conhecimento. Eu particularmente vejo o processo de gestão documental como uma ponta do iceberg chamado “conhecimento coletivo organizacional”. Muitas áreas da empresa geram informações e dados que precisam ser analisados e estruturados de forma a transmitir conhecimento e consequente resultado para o negócio.
Lembro que na minha primeira viagem internacional a negócios, meu gestor pediu um relatório de no mínimo 15 páginas com o que levantei de informações e das palestras. Para quem não esteve no evento, foi a oportunidade de ter as impressões captadas por mim. E o conhecimento ficou na empresa, assim como todo o material de apoio que ganhei no evento, registrado no CEDOC. Estando presente no evento ganhei um conhecimento que levo para a vida toda. E a empresa tem também esse conhecimento que investiu para ter dentro de casa através de um profissional.
Isso serve para todas as áreas da empresa, a área comercial por exemplo: em contato com os clientes pode obter informações importantes sobre o mercado e novas oportunidades de negócios, avaliar tendências da concorrência em abordagens e negócios. A área de TI, eu como gosto muito da parte de gestão de serviços, lembro muito dos meus preciosos cadernos. A medida que vou observando os problemas e solucionando, vou criando procedimentos de atendimento. Esse conhecimento quando registrado e colocado à disposição dos demais membros da equipe, fomentam novos desenvolvimentos.
Além de implantar uma cultura paperless, enxergo a implantação de um GED como a oportunidade de sistematizar um processo de apropriação da informação. Informação essa que pertence sim a empresa onde você atua. Afinal ela te paga mensalmente para que você desenvolva uma atividade. Sendo assim tudo o que é gerado de informação a ela pertence.
Está lançado o desafio de implantar essa ferramenta de forma estratégica para as empresas. É um processo continuo e progressivo, mas que revolucionará a forma como as informações são tratadas. Comece pequeno e vá alargando as fronteiras, a medida que o retorno do investimento esteja acontecendo, segundo estudo da AIIM[i] de 2014, gira em cerca de 12 meses.
[i] Association for Information and Image Management
