Todos os modelos de documentos de um projeto devem ser definidos, de forma a ter uma unidade de informações a serem coletadas, um dos com maior importância é o relatório de status. A maioria das pessoas envolvidas (stakeholders) necessita apenas de um grupo padronizado de informações que podem ser comunicadas através de um relatório padrão de andamento do projeto.
Quando há necessidade de maiores informações, um relatório adicional também padronizado pode fornecer estas informações. Em alguns casos um relatório detalhado de andamento do projeto pode ser entregue mensalmente e os resumidos compartilhados semanalmente. Lógico que freqüência desses relatórios é baseada na duração do projeto e na velocidade necessária para reagir.
Eu particularmente gosto muito de fazer relatórios em Power Point como um resumo de status. Abaixo vou deixar um exemplo que já utilizei algumas vezes, visual e simples. Projetos médios podem ter um status semanal e os grandes quinzenais. Quanto estamos em atividades críticas podemos ter de fazer atualizações diárias.
Relatórios de andamento são eficazes quando os responsáveis pela sua criação comunicam informações valiosas, por isso é preciso entender o que interessa a cada stakeholder saber para tomar decisões.
Um bom relatório de andamento deve foca nos seguintes tópicos:
- Acompanhamento do cronograma;
- Status de cronograma, riscos e custos;
- Comentários sobre as atividades que deveriam estar concluídas e não estão;
- Problemas e riscos encontrados com impactos no projeto e o que está sendo feito para resolvê-los;
- Requisições de mudança do escopo;
- Comentários e as próximas ações a serem implementadas.
Com foco nessas informações significativas até as reuniões de ponto de situação do projeto serão objetivas. Inclusive os problemas e riscos podem ser sinalizados por cores: verde, amarelo e vermelho. Onde um sinalizador verde significa que o projeto está no rumo certo, em termos de prazo, custo e risco.
Amarelo significa que há algum risco de que o projeto não se ajuste ao prazo final e ao orçamento. Marcar o projeto com um sinalizador amarelo é uma maneira para gerenciar as expectativas e informar que o projeto corre algum risco. Com o sinalizador vermelho o projeto está com problemas impactando em custos, riscos, cronograma e/ou até mesmo a qualidade será comprometida.
Se a gestão da empresa tiver uma página de resumo sobre todos os projetos com os sinalizadores, eles poderão ver com facilidade a situação geral de toda a carteira dos projetos. Gerenciando por exceção os gestores focarão imediatamente nos projetos que estão marcados com os sinalizadores vermelhos e amarelos.
Então relatórios de status são documentos importantes que devem ser gerenciados e arquivados no repositório de documentos que falamos em outro post aqui. Se você quiser compartilhar algum modelo de relatório utilizado, será muito interessante para nossos leitores.
