Eu sou suspeita para falar do assunto, formada em Processamento de Dados, estou há mais de 25 anos envolvida no mercado de tecnologia. O que me permitiu ver as vantagens que o avanço tecnológico trouxe para a vida corporativa da empresas com as reuniões virtuais.
O que antes ficava restrito as grandes empresas, hoje estão em toda a parte. Seja nas reuniões com parentes, amigos, negócios, aulas e muito mais, temos a disposição diversas ferramentas para realizar uma reunião
No meu negócio mais ainda, pois presto consultoria a muitos empresários e gestores que estão a quilômetros de distância. Nossas reuniões são realizadas na grande maioria das vezes pelo Skype, Whatsapp, Hangout e outros programas. Além da agilidade em tratar um assunto, posso atender uma quantidade maior de pessoas.
Lógico que dependendo do assunto ou da fase de negociação não dá para fugir de uma visita e olhar no olho do seu cliente. Alguns depois do primeiro contato, inclusive sugerem que falemos por videoconferência. Afinal ninguém tem tempo a perder hoje em dia, não é mesmo?
Todos os cuidados na preparação de uma reunião presencial cabem numa não presencial. Defina o objetivo da reunião e a pauta a ser tratada, se for possível distribua a agenda com antecedência suficiente para que todos se programem e estudem as questões a serem tratadas.
Determine o horário de início e término, seja rigoroso com o cumprimento. Convoque apenas as pessoas que realmente agregarão valor, caso alguém seja opcional informe no convite. Reuniões com até 10 pessoas são mais produtivas se todos estão alinhados ao objetivo da reunião e realmente são importantes na condução dos tópicos agendados.
Um item adicional na preparação da sua reunião é a tecnologia empregada. Sendo assim, antes de começar, é fundamental testar todo o equipamento para mitigar os imprevistos e reduzir possível falha no som ou na imagem no meio de um ponto importante da reunião.
Em tempos de Home Office é importante ficar ligado em alguns pontos adicionais como por exemplo fechar outros programas que podem interferir no desempenho da solução de videoconferência e até mesmo nas interrupções externas. Tenha o cuidado de colocar o celular em modo silencioso, o telefone fixo na secretária eletrônica e pedir as pessoas da residência que não interrompam.
Seja onde você estiver é importante escolher bem o local onde você atenderá a reunião. Uma boa conexão e um local silencioso ajudarão no resultado final. E atenção ao traje escolhido, não é porque você vai aparecer apenas da cintura para cima, que não vai se vestir adequadamente. Imprevistos podem acontecer e se numa emergência você levantar, ninguém vai querer ver seu pijama.
Muitas reuniões são gravadas, por isso capriche na pronuncia das palavras e na postura. Nada disso tem valor se, no entanto, a reunião não atingir seu objetivo. Por isso não se descuide da pauta. As ações e atividades que forem definidas para execução devem sair todas com nome e prazo de entrega.
Nesse aspecto a tecnologia é uma grande aliada também, pois o acompanhamento pode ser realizado a distância com encontros previamente agendados. Sendo assim faça pequenas chamadas para falar com os responsáveis e saber como anda cada tópico.
Qualquer momento pode ser utilizado para as reuniões, desde que acertados previamente por todos os envolvidos. Seu cliente pode estar do outro lado do oceano, mas a tecnologia elimina as barreiras dessa comunicação e proporciona economia nas negociações. No caso das grandes cidades podemos fugir dos congestionamentos e atender ao dobro de reuniões simplesmente por adotar a tecnologia.
Ninguém hoje abre um negócio sem pensar na sua estrutura de internet e em adquirir alguns computadores. O que permite a todos lançar mão das reuniões não presenciais para tratar de negócios. Até quem não tem seu próprio negócio pode tirar vantagem da tecnologia para conversar com familiares e amigos distantes.
Enfim seja na vida pessoal ou profissional, cada dia mais os encontros não presenciais ganham espaço. Eu confesso que adoro sentar ao lado e conversar olhando nos olhos do meu interlocutor, mas se a tecnologia me permite agilizar esses encontros, por que não adotar? Invista em uma boa webcam, fone de ouvido e microfone, link de internet e computador. E esteja pronto para tirar vantagem da tecnologia em sua vida também.
Fonte: Rede GPN
