De acordo com uma pesquisa da Gartner, mais de 70% dos projetos não cumprem suas metas de qualidade, custo e prazo.
Números como esse mostram que a Lei de Murphy está viva e vai bem: se algo puder dar errado, vai dar errado – e parece que grande parte está realmente dando errado.
Qualquer pessoa que trabalhe na frente ou atrás de um teclado por mais de 10 minutos sabe que eventos não planejados consomem muito do nosso tempo no trabalho. E geralmente esse tipo de coisa quebra a monotonia de uma tarde inteira: “É, as coisas estão calmas hoje. O quê?! O vaso está transbordando lá no banheiro, hehehe!”.
O segredo para lidar com a surpresa é esperar o inesperado. Isso significa que você precisa ter um plano B para quando tarefas não planejadas surgirem de repente.
Veja aqui várias dicas e macetes que podem ajudar você a lidar com o caos.
Procure a causa
Se com frequência um trabalho não planejado entra no seu caminho, talvez haja um problema com os processos de planejamento de sua organização. Tente saber se o trabalho não planejado é realmente inesperado.
Se houver uma grande probabilidade de surgimento de um problema ou tarefa, você terá que considerar tempo e mão-de-obra em sua programação. Lembre-se disso ao gerenciar.
Crie um tempo para você
Pode ser frustrante para você e sua equipe quando algo que você prometeu entregar no prazo atrasa devido a um problema inesperado.
Para minimizar o impacto de solicitações de alta prioridade, deixe sempre um tempo livre para você no planejamento. Talvez a primeira hora de trabalho pela manhã ou depois do almoço. Quando novas demandas surgirem em cima da hora, use sua janela de “emergência”. Você também pode trabalhar nas tarefas não planejadas imediatamente, mas usar seu tempo livre para colocar os projetos programados em dia. E se não houver atrasos nem tarefas urgentes, use o tempo livre para um almoço mais longo ou uma hora a mais de sono numa manhã fria.
Padronize os processos
Você se sente como um cego num tiroteio toda vez em que há um desastre? Não pague o preço de se tornar um doutor-sabe-tudo. Mostre a um colega como lidar com a situação e, na próxima vez em que o problema ocorrer, encaminhe-o para ele. Todos conhecemos alguém que adora “salvar o dia”. Delegue tarefas para alguém assim, criando uma situação de vantagem coletiva.
Abra as linhas de comunicação
Um trabalho inesperado para você pode ser algo que ficou pendente na programação de seu chefe ou seus colegas de outro departamento ou escritório.
Depois de um evento inesperado, descubra se isso tende a virar uma rotina. Às vezes se você não perguntar, nunca saberá!
Amplie seu Outlook
O Outlook contém funções que podem ajudá-lo a monitorar seus projetos. O Diário do Outlook é um recurso frequentemente subutilizado que pode ajudar você a controlar o tempo gasto em diferentes atividades. O uso do Diário pode dar uma ideia melhor sobre as tarefas que consomem seu tempo. Com essas informações, o que você considera inesperado pode não significar uma grande surpresa.
A tecnologia está do seu lado
Uma das grandes vantagens da tecnologia móvel é a quantidade de tempo que ela disponibiliza para você. Os notebooks empresariais HP e dispositivos de mão como o HP iPAQ Pocket PC permitem que você tenha mais liberdade para lidar com eventos não planejados, sem que seja necessário correr de volta para o escritório. Use-os para trabalhar de acordo com seu próprio ritmo.
Pasted from HP in 2007…
