Muitas são as dificuldades encontradas para organizar a agenda profissional, você pode ser organizado como eu e não ter problemas de definir sua rotina de atividades
. Mas eu sei que há alguns obstáculos a sua volta que são difíceis de serem resolvidos. O principal deles se chama Cultura da empresa ou Cultura Organizacional.
A forma como uma empresa é dirigida pode ser um problema para sua agenda. Quando a empresa tem a cultura de deixar tudo para a última hora, você terá sempre que aguardar que outros completem as atividades deles para que enfim você siga com as suas tarefas que são complementares.
Mas esse caso é até simples, agora se imagine recebendo uma tarefa ou projeto, alinhando tudo com o gestor responsável e quase no final do seu trabalho a ordem é outra.
Tratar essas questões foge muitas vezes ao seu escopo, pois as ordens são sempre dos seus superiores. Com o tempo você pode pedir ao gestor imediato para intervir e se colocar à disposição para que uma cultura de planejamento seja implantada.
Há também as questões quanto as cargas de trabalho, em que cada gestor te pede uma coisa diferente e inclusive de áreas que não te competem e tudo com prazos apertados. Nem sei como denominar essa situação, pois se você é de finanças, como pode ser responsável por algo de recursos humanos ou de produção.
Não tem jeito com culturas administrativas disfuncionais dessas, sua agenda vai estar lotada sempre. Ninguém dará conta de todos os pontos, ordens serão dadas a duas ou três pessoas diferentes e não será concluída. É preciso um trabalho no nível de diretoria sério. Não cabe a você mudar isso. Nem tente! Mas converse com seu superior imediato e mostre o volume de tarefas demandadas.
Se você consegue ser organizado e demonstrar claramente os impactos da organização na sua agenda é mais simples dele entender também. Lembro de uma situação passada em que as atividades da área vinham mudando de forma desordenada. Ter um planejamento de longo prazo não fazia mais sentido, estava sendo moroso e principalmente frustrante para o time.
Lendo um artigo sobre um projeto de sistema que nos deparamos com o Kanban e tomamos a atitude de mudar. Lançamos mão de algo relativamente simples, mas que permitiria dar visibilidade a todos do que estávamos fazendo. Em uma parede começamos criamos nosso quadro de tarefas.
E os post-its coloridos se tornaram companheiros inseparáveis. Escolhemos colocar em amarelo as atividades de rotina, em azul as de projeto e em rosa as que não eram da nossa área. Sim registrávamos todas.
Em pouco tempo tínhamos tantos post-its rosas que isso chamou atenção do nosso gestor e dos demais. Os post-its não tinham apenas a atividade, mas o nome e a data de quem solicitou. O bom é que um gestor começou a pressionar o outro por passar demandas que não eram de nossa responsabilidade. Usamos uma tática que funcionou, colocando nossos demandantes como gestores das demandas uns dos outros. Deu certo, você me pergunta.
Para o meu lado até que reduziu muito os pedidos de telefone mudo, fechamento de balanço e tudo o mais que não era de nosso conhecimento e responsabilidade. Mas no geral não, pois era um hábito há muito em voga na empresa, que demanda tempo e pulso de alguém para mudar. E nesse caso específico, quem mudou fui eu.
Mas o Kanban me acompanhou. Hoje seja em que projeto eu venha me envolver, como agora ajudando empresas na adequação a LGPD, o Kanban veio a me ajudar a dar visibilidade do projeto em andamento (para preservar os projetos eu fiz um fictício aqui para mostrar) e aí tem para todos os gostos pela ferramenta do Interact.
E lógico o Kankan ajuda muito para quem como eu é muito acelerado.
Experimente também e depois me conta como foi, combinado?!
