Outro dia me ligaram com esse pedido. Lógico que depois de rir um pouco. Meu amigo e eu partimos para o papo sério que nos rendeu um café. Está bem, eu não bebo café, isso é uma metáfora para um bate-papo e esse post. Depois de uma semana de 70 horas de trabalho e uma lista com muitas demandas. Chegamos a conclusão de que meu amigo precisaria de dias mais longos.
A grande verdade é que a sensação de dias improdutivos vem aumentando entre os profissionais de hoje. Mesmo depois de uma jornada longa como a dele. As exigências do mundo corporativo aumentam a medida que o poder de decisão também aumenta. Então para quem pensava que ser gestor é fácil, está na hora de rever esse conceito e principalmente a sua agenda.
Todas as ferramentas utilizadas para aumentar a produtividade não são suficientes, pois geram também interrupções constantes. Esse meu amigo por exemplo resolveu reservar duas horas apenas por dia para ler e responder seus e-mails. Ele criou várias regras para suas mensagens em busca de mais tempo na agenda para atender sua equipe. Mas não adiantou. Ele ainda tem uma demanda muito grande como gestor de pessoas e não estava vendo saída a não ser dobrar seu expediente para atender a todos.
Mas a questão principal dele era que muitas das suas tarefas não deveriam estar em sua agenda, mas na agenda de outras pessoas. Centralizar as tarefas e a falta de foco no que era importante estavam roubando o tempo do meu amigo. Fizemos um processo maravilhoso de reavaliação do que era importante para seu resultado e sua função. Delegar, acompanhar e cobrar foram importantes no processo.
Algumas coisas que discutimos foram como as interrupções roubavam o tempo. A interrupção por menor que fosse, faz com uma pessoa leve em média 25 minutos para se concentrar novamente no que estava fazendo. Então estabelecer uma agenda de horários para o time e pedir que eles acumulassem assuntos a serem tratados foi fundamental na gestão do tempo. Além de começar a sinalizar em seu chat corporativo os momentos de indisponibilidade.
O planejamento do dia entrou na rotina desse meu amigo. Sim pode parecer bobagem, mas poucas pessoas sentam para planejar seu dia. Antes de efetivamente começar a trabalhar e tem um segredinho que é deixar um tempinho para as emergências. Se elas não aparecerem deixe uma lista de atividades rápidas que podem ser puxadas sem atrapalhar a agenda que você planejou.
Mas nada do que está aqui vai resolver se você não for disciplinado. E que fique bem claro! A responsabilidade pela sua agenda é sua, e a da mudança que você quer em sua vida também é sua responsabilidade. Então agora é partir para a ação.
