Tadinho do e-mail, ele tem sido acusado injustamente de ser um meio improdutivo de comunicação. A grande verdade é que as pessoas usam mal essa formidável ferramenta e sem querer dar uma aula de como usar o Outlook, o Gmail ou qualquer outro software, minha intenção é falar sobre o comportamento de quem os utiliza.
Então que tal começar a analisar como você tem utilizado o e-mail. Comece definindo horas do seu dia para ler e responder suas mensagens. Para não cair na tentação tire o alerta de mensagem nova, assim você não vai lá conferir.
Assuntos complexos precisam ser tratados pessoalmente ou por telefone. Já parou para pensar que as vezes é bem mais rápido, do que escrever muito? Afinal os e-mails precisam ser objetivos e não esqueça de usar o corretor ortográfico, sim as pessoas notarão sua atenção a elas com esse pequeno detalhe.
E-mails que precisam ser tratados por você, transforme em tarefas e coloque em sua agenda de tarefas. As que não demandam ações suas delegue, acompanhe e cobre. Caixa de mensagens cheia rouba seu foco do que é importante. Se possível crie pastas personalizadas para não perder tempo buscando algum assunto específico.
Ah! Vale lembrar que sua conta profissional é para assuntos profissionais e portanto, tenha um e-mail para assuntos particulares. Cada dia que passa as empresas estão se preocupando mais com a segurança dos seus dados e pelo uso das ferramentas que dispõe a seus funcionários.
Discipline-se e não dê má fama ao pobre do e-mail.
