Para gerenciar os custos do projeto de forma eficaz, você terá que implantar um processo de Gerenciamento dos Custos.
O Gerenciamento dos Custos é o processo de monitoramento e de controle dos custos que serão necessários para a conclusão do projeto a partir de uma previsão orçamentária.
O processo contínuo de documentar e monitorar as despesas do dia-a-dia do projeto permite a você:
- Calcular o custo total da realização de tarefas do projeto;
- Determinar o custo total dos recursos humanos no projeto;
- Monitorar o custo total real x custo previsto, e;
- Identificar facilmente estouros reais e potenciais nos custos.
O Gerenciamento dos Custos consiste em um conjunto de processos, papéis e documentos para monitorar e controlar os custos no âmbito do projeto.
Alguns exemplos dos tipos de custos incluem:
- Mão-de-obra (funcionários, fornecedores, empreiteiros e consultores);
- Equipamento (computadores, móveis, instalações, máquinas);
- Materiais (consumíveis, materiais de engenharia, água, eletricidade), e;
- Administração (legal, seguros, empréstimos e contabilidade).
Muitos clientes meus dizem que não vão alocar os valores de mão-de-obra porque a folha de pagamento terá de ser paga de qualquer jeito, mas esse é um erro que eu não quero que você cometa, coloque sim o valor hora do funcionário alocado.
Há três passos essenciais para gerenciar os custos do projeto de forma eficaz.
Passo № 1: Documentar todas as despesas
O primeiro passo é identificar os custos reais incorridos no projeto. Todos os membros da equipe, incluindo o gerente do projeto, consultores etc., devem preencher periodicamente todas as despesas que incorrer no projeto.
Os formulários de despesas capturam as seguintes informações para cada despesa:
- Data em que a despesa ocorreu;
- Tipo de despesa;
- As atividades em quais as despesas foram inclusas;
- Valor da despesa e o beneficiário do pagamento realizado e;
- Detalhes da fatura relativos à despesa.
Passo № 2: Rever e aprovar as despesas
Uma vez que as despesas sejam apresentadas, devem ser revistas para determinar se:
- Estão relacionadas a uma ou mais atividades válidas do projeto.
- Foram orçadas no Plano Financeiro do Projeto.
- Não foram orçadas, mas são justas, razoáveis e acessíveis.
Com base nesta avaliação, as despesas devem ser:
- Aprovadas e o pagamento devem ser organizados;
- Adiada até receber maiores informações, ou;
- Recusada e levantada como um problema.
Na maioria dos casos, o gerente do projeto tem autoridade para aprovar todas as despesas orçamentárias. No entanto as despesas não orçadas e acima de um determinado limite, podem exigir a aprovação do patrocinador do projeto ou do Diretor do Projeto.
Passo № 3: Atualizar o registro das despesas e o Plano do Projeto
Uma vez que as despesas foram aprovadas e o pagamento for programado, os detalhes do pagamento devem ser registrados no Registro de Despesas do Projeto. Como parte do Processo de Gerenciamento dos Custos do projeto, o Administrador do Projeto é responsável por manter este registro atualizado.
Periodicamente também deve atualizar o Plano do Projeto com a informação fornecida pelo Registro de Despesas do Projeto. Uma vez que o Plano do Projeto esteja atualizado, ele pode ser utilizado para:
- Identificar o custo total de cada recurso e tarefa;
- Analisar o custo real x total orçado do projeto, e;
- Identificar todas as instâncias de estouros reais e potenciais dos custos.
Simples assim! Ao seguir estes três passos fáceis, você pode melhorar substancialmente seus processos de gerenciamento dos custos, lhe ajudando a entregar seu projeto dentro do orçamento.
