As reuniões podem ser uma parte vital de um Projeto. Mas a maioria de nós tem excesso de reuniões agendadas, então como ser mais produtivo e até eliminar algumas delas?
- Seja acessível, quando todos os tomadores de decisão são de rápido acesso, as decisões podem ser tomadas sem a necessidade de agendamento de uma reunião. Use os recursos a sua disposição tais como e-mail, whatsapp e chats. Dessa forma perguntas rápidas podem ser resolvidas sem necessidade de reunir todos os participantes.
- Use uma boa ferramenta de colaboração, para fazer coisas como: atribuição de tarefas, colaboração e discussões. Tudo isso pode ocorrer virtualmente e eliminar a necessidade de agendar outra reunião. Algumas pessoas usam muito o Jira/Trello, tem o MS Planner e o Facebook criou o Workplace para isso. Aqui na empresa eu uso dois o MS Planner e o Scrum do SA Interact.
- Acredite ou não, existem empresas onde as pessoas não têm tantas reuniões. Para isso encoraje as pessoas a tomarem decisões por conta própria. Em muitos casos precisamos de pessoas para nos ajudar, mas não procrastine seja ágil e seja objetivo. Levante e vá na mesa de quem precisa decidir e tem o poder de decidir.
- Uma maneira de reduzir reuniões é reduzir o tempo das reuniões. No futuro, adote uma regra de que nenhuma reunião pode durar mais de 30 minutos. Este será um poderoso motivador. Haverá menos pessoas nas reuniões. As reuniões começarão mais cedo. Os participantes vão começar a trabalhar mais rápido. E por si só, já reduz o tempo de reunião em 50%.
- Revise as reuniões recorrentes. Quando um projeto começa, uma das primeiras coisas que normalmente fazemos é marcar uma reunião semanal em que todos possam se basear no projeto. Essas reuniões são inestimáveis durante os primeiros dias do projeto, mas começam a perder sua utilidade à medida que o projeto avança. Revise a frequência de suas reuniões recorrentes para ver se talvez elas poderiam ser movidas para a semana seguinte, ou talvez até uma vez por mês, se as coisas estão indo bem com o projeto.
- Você precisa estabelecer regras básicas no início das reuniões que incentivem todos a prestarem atenção. Por favor, lembre-os de tirar as mãos de seus celulares e laptops, manter os olhos e ouvidos atentos aos assuntos e envolver-se. Reuniões são indispensáveis quando se trata de compartilhar informações, colaborar e tomar decisões. No entanto, tenha em mente que as reuniões também podem desperdiçar tempo e matar a produtividade das equipes.
Implemente estas sugestões e você ganhará facilmente até um dia inteiro de sua vida profissional a cada semana!
