Já pensaram em como organizar o correio eletrônico da sua empresa com uns 1.000 usuários? Realmente a formação de endereço SMTP pode ser um desafio. Bem eu e alguns colegas já passamos por essa experiência de ter de pensar não em 1.000, mas em 12.000 usuários. Então porque não ajudar quem ainda não passou por isso, então lá vai algumas regras básicas e óbvias, mas que inicialmente ninguém documenta.
1ª Regra – o nome do domínio SMTP, que deve ter o nome da empresa. Esse nome segue a regra do ICANN de registro de nome internet, então na hora de fazer o registro do seu nome internet não se esqueça do registro MX.
Esse nome deve aparecer em todos os e-mails.
No caso de campanhas é interessante que o endereço de e-mail contenha o nome da empresa para ajudar na associação da marca. Há empresas que não adotam essa politica, mas fica aqui uma ideia interessante que eu particularmente aprecio. Então eu formaria algo como [email protected].
2ª Regra – é a questão dos nomes das caixas postais, que ficam antes do @. A regra que eu gosto muito acompanha a de nomes de usuários de rede que compartilhei aqui anteriormente.
Então a regra geral é [email protected].
Exceções:
- Quando o sobrenome é Junior, Jr, Neto, Filho ou Sobrinho, por exemplo, usa-se o sobrenome imediatamente anterior. Ficaria assim o caso de Jose Souza Neto, [email protected]
- Nos casos de nome composto, como Ana Cláudia Pereira, podemos ter algo como [email protected].
- No caso de nomes repetidos na lista global de endereços do correio eletrônico, podemos utilizar um sufixo diferenciador como um número, como por exemplo [email protected] para o segundo José Souza que for cadastrado no correio eletrônico.
3ª Regra – para e-mails gerais ou de áreas de negócio especificas, já precisei de nomes assim para diferenciar empresas de um grupo com grande diversidade de operações. Nesse caso é interessante pensar em manter o @empresa.com.br, e juntamente com a área de marketing estabelecer os melhores nomes e alias para essas contas. Afinal a maioria deles fará parte de materiais de divulgação. Especificamente nesses casos é importante que exista uma pessoa responsável por essa conta ou no máximo duas.
4ª Regra – para uso de departamentos em que todos devem receber a correspondência, É recomendado o uso de listas privadas de distribuição
3. E-mails das Células de Serviço
Para e-mails das Células de Serviço ou departamentos utiliza-se a abreviatura interna da área antes do @, tendo a possibilidade de utilizar o nome completo da área, caso a mesma não tenha nome composto.
REGRA = sigla/nome completo célula de serviço + @empresa.com.br
Os e-mails das Células de Serviço ou departamentos podem ser divididos de acordo com as regiões nas quais as mesmas estão presentes. Neste caso, utiliza-se a abreviatura interna da célula de serviço com a sigla do Estado.
Obs.: Utilizar o hífen (“-“) para separar as siglas
REGRA =sigla célula de serviço + sigla estado + @empresa.com.br
Para as células de serviço que possuem divisões em seus processos, utiliza-se o nome da divisão, analisando-se em particular cada caso.
Comunicação Social: [email protected]
Financeiro: [email protected], [email protected]
As exceções devem ser analisadas caso a caso. Em se tratando de um E-mail para o público externo poderão ser criados E-mails especiais.
4. E-mails de Produtos ou Marcas:
Para e-mails dos produtos ou marcas, utiliza-se o nome do produto de mercado. Nomes compostos também podem ser utilizados.
REGRA = nome do produto + @empresa.com.br
5. E-mails de Projetos Especiais
Para e-mails de Projetos Especiais, sejam internos ou externos, devem ser utilizados o nome do projeto antes do @.
REGRA = nome do projeto + @empresa.com.br
