Uma boa comunicação no projeto é um “Fator Crítico de Sucesso” para gerenciar as expectativas do patrocinador e as partes interessadas.
Se o patrocinador e as partes interessadas não se mantiverem bem informados sobre a situação do projeto, as chances de encontrarem problemas e dificuldades em relação aos diferentes níveis de expectativas serão muito maiores.
De fato, em muitos casos em que surgem conflitos, não é pelo problema em si, mas pelo fato de o cliente ou o gerente ser surpreendido, por não terem uma comunicação recorrente.
Todos os projetos devem comunicar os status atuais. Isso inclui os relatórios da equipe do projeto para o gerente do projeto e os relatórios do gerente do projeto para o patrocinador e para as partes interessadas. Especialmente quando os prazos finais não são realísticos, mas isso é papo para outro post.
Duas maneiras típicas de comunicar a situação atual do projeto são:
- Reuniões de avaliação do andamento do projeto
- Relatórios de andamento do Projeto
Os projetos grandes, ou qualquer projeto que resulta em uma mudança da cultura, necessitam ser mais sofisticados na forma de comunicação com as diversas partes interessadas. Essa abordagem multifacetada é definida em um Plano de Comunicação.
| Partes Interessadas | Participantes | Interesses das partes | Expectativas |
| Patrocinadores | Donos da estratégia do projeto; Designação e uso adequado do projeto; Progresso do projeto; Desenvolvimento de Políticas | Projeto seja bem planejado; Andamento do projeto conforme planejado; Problemas sejam levantados rapidamente; Politicas sejam seguidas | |
| Comitê Executivo | Estratégia do Projeto; Mudança nas operações e políticas no negócio; Implementação do Projeto; Entregáveis do projeto; | Receber relatórios do andamento; Poder identificar e resolver questões políticas; Aprovar o planejamento do projeto; Fornecer input na revisão dos produtos do projeto; | |
| Grupo de Liderança | Implementação do projeto; Designação dos recursos da empresa; Adesão aos padrões técnicos e legais; | Receber relatórios do andamento; Ter notificação de variações do projeto e da estratégia do projeto; Assumir a responsabilidade pelos recursos do projeto; | |
| Usuários Locais | Como o sistema vai operar e como vai impactá-los; Mudanças nos processos e políticas de negócios; | Receber treinamento; Receber um sistema com bom tempo de resposta; Ter assistência no aprendizado do novo sistema; | |
| Equipe de Projeto | Direcionamento e delegação clara de tarefas; Gerenciamento de qualidade consistente; | Participar da revisão e feedback dos entregáveis; Receber delegação pela qualidade | |
| Clientes Externos | O que ganharemos com o projeto? Redução de preços, agilidade no atendimento, conforto nas compras, etc. | Receber o melhor pelo menor preço em curto espaço de tempo. | |
Os itens a seguir são exemplos dos tipos de comunicação que podem ser utilizados como parte de um Plano de Comunicação.
Obrigatórios: São os tipos de comunicação que são exigidos pela sua empresa, pela sua indústria ou pela força da lei. Essas informações são enviadas aos receptores através de:
- Relatórios de Andamento do Projeto
- Atualizações regulares sobre o projeto através do correio de voz
- Reuniões de Avaliação do Andamento do Projeto
- Reuniões com o Comitê de Direção
- Teleconferências e videoconferências regulares com as partes interessadas distantes
- Relatórios exigidos pelos Acionistas ou pelo Conselho de Diretores
- Relatórios exigidos pelo governo e outras informações
- Relatórios financeiros tais como orçamento comparado com gastos atuais e outras informações financeiras exigidas
Informativas: Estas são informações que as pessoas querem saber ou de que podem necessitar em suas atividades. Essas informações são normalmente disponibilizadas por escrito, mas requerem que as pessoas tomem a iniciativa de buscá-las:
- Sessões de conscientização em que as pessoas são convidadas a participarem (não é treinamento, apenas conscientização)
- Entregas do projeto que sejam colocados em um repositório, diretório ou biblioteca comum que possa ser acessada por todos
- Perguntas frequentes e respostas
- Informações sobre o projeto em um site da Internet ou intranet
Marketing: Esta comunicação é projetada para promover o comprometimento e o entusiasmo sobre o projeto e as entregas do projeto. Esse tipo de informação é levado às pessoas apropriadas.
- Boletim Informativo sobre o projeto, com informações positivas
- Reuniões presenciais com as partes interessadas chaves, de forma regular
- Palestras e apresentações em diversas localidades ou departamentos para divulgar o projeto e os seus benefícios
- Testemunhos de pessoas que descreveram como as entregas do projeto fornecerão valor
- Concursos com prêmios simples para criar entusiasmo
- Siglas e slogans para divulgar uma imagem positiva do projeto
- Contagem regressiva para o lançamento do produto ou do serviço do projeto
- Conversa (informal) com os membros da equipe, usuários, clientes, gerencia e outras partes interessadas, para falar positivamente sobre o projeto
- Comemorações para conferir a visibilidade da conclusão de fases importantes (Marcos)
- Souvenires com o nome do projeto ou imagem gráfica, tais como botões, lápis, frisbees, copos, camisetas, etc.
- Publicação das realizações do projeto
O objetivo dos exemplos acima é mostrar que a comunicação do projeto pode tomar muitas formas. Especialmente em grandes projetos, a equipe do projeto deve ser criativa ao determinar como, o que, para quem, onde e com que frequência a comunicação acontecerá.
Como consultora Interact, tenho explorado esses recursos do sistema e coloquei um modelo de como ele fica estruturado no sistema. Bacana, não é?!
Se o projeto for polêmico, requerer uma mudança de cultura ou for fortemente político, os aspectos positivos das comunicações de marketing se tornam progressivamente mais importantes. Nesses casos, você também poderá colocar um plano proativo em ação para criar e divulgar uma marca ao projeto.
Espero que esse texto traga alguns insights no seu novo projeto. Depois me conte como foi.
