Como eliminar os erros comuns em estimativas de projetos?

No artigo anterior eu falei um pouco sobre as estimativas de produtividade de recursos em projetos. O processo de planejamento de prazos é uma arte e uma ciência, não tem fórmula pronta e estão sujeitas a diferentes interferências internas e externas.

A medida que você vai fazendo, vai aprimorando o seu entendimento e se tornando mais assertivo, por isso sou fã de registrar o que vai acontecendo em termos de prazos. No meu caso sempre que pego um novo projeto, já consigo estimar mais rapidamente o prazo de entrega.

Vou tentar passar os erros que acontecem nas contratações de projetos, usarei exemplos ligados a TI, São eles:

– Assumir uma qualidade maior do que você pode entregar, já que nem sempre é possível atingir da primeira vez todo o padrão definido. É por tanto importante colocar etapas como testes, homologação, retrabalhos e recodificações por exemplo. Refinar um sistema, minimizando os erros e prevendo o aumento da capacidade de uso são fatores importantes e que muitas startups adotam ao entregar um sistema mínimo e ir liberando novas funcionalidades com o mesmo em voo.

– Como consultora sei das pressões por parte do cliente para que uma estimativa seja o mais baixa possível. Ele sempre vai querer receber o que necessita com pouco esforço e com o menor custo possível, não se iluda seu papel é o de planejar e não “rezar” para que o trabalho seja completado dentro das expectativas do cliente. Por isso seja realista e crítico com seu cronograma, se ele chora muito na entrega da proposta quanto ao preço saiba que você vai prejudicar a entrega e até mesmo sua imagem. Vale a pena?

– Não listar todas as tarefas, gerando apenas estimativas em nível elevado. Logo que entrego uma proposta e recebo o aceite, começo a listar com meu contratante um detalhamento do cronograma de atividades. Passar despercebido algum trabalho importante que você não compreendeu na reunião de levantamento para a proposta é uma coisa, mas depois que o aceite foi dado e o projeto começa, isso precisa ser corrigido. Todo projeto precisa ser quebrado em ações e a documentação atualizada com o máximo de detalhamento que for possível.

– Seguir o caminho feliz (Happy Path), onde o cliente quer o trabalho concluído o mais rápido possível. Não cai nessa, pois dificuldades sempre surgem, e você pensou somente no que faria para concluir o trabalho se tudo desse certo. Isso acontece principalmente quando se está pressionado para pegar um projeto em tempos de baixa demanda, aí você pensa numa escala do esforço para o trabalho otimista e compromete seu prazo ou a qualidade da sua entrega.

– Tão comum como o caso acima está o caso dos projetos em que cliente tem um orçamento fechado. Muito similar ao problema acima, só que com um agravante em muitos casos, em que você acaba pagando para trabalhar. Já que os custos operacionais podem estourar rapidamente em caso de dificuldades ou estimativas incorretas. Nada contra orçamentos fechados, desde que estes prevejam um volume de atividades coerente com o tamanho do projeto. Minha preocupação é quando não há margem de negociação e a complexidade é muito maior do que foi exposto no período inicial de negociação.

Preconceitos de estimativas sempre entram no processo de planejamento, alguns são otimistas e outros pessimistas, e podem incluir:

• Pensar que o trabalho é simples, isso sempre acontece quando não se tem experiência prática em projetos similares.
• Pensar que sua equipe pode realizar mais do que eles realmente podem, esquecendo até mesmo que em alguns casos ela já está comprometida com outras tarefas.
• Ser otimista e não gerenciar os riscos do projeto, das incidências problemáticas, da má ou da falta de comunicação, etc.
• Os preconceitos pessimistas resultam em superestimar o trabalho com base em má experiência em um projeto similar no passado.
• Não desejar realmente fazer o trabalho, chutando os prazos e o preço para cima na esperança de ver o projeto ser cancelado.
• Etc.

Coloquei esses pontos aqui pois uma das questões que vejo acontecerem com empresas parceiras é o fechamento destas por não deixarem bem claro que há diferentes níveis de estimativas. Quando um projeto é proposto a primeira vez pelo cliente é muito comum que as informações passadas sejam vagas, o que fará com que sua estimativa de prazo e preço também seja.

Isso ocorre tanto internamente quanto externamente. É muito comum eu receber uma solicitação de proposta e quando vamos começar o projeto, na fase de validação do escopo, descobrir que ele foi subestimado. Por isso gosto muito de usar a estimativa apenas para dar uma compreensão ao cliente sobre o tamanho do trabalho.

Na prática, como fazer isso?

Primeiro com a Estimativa de ROM (Rough Order of Magnitude – Ordem aproximada de magnitude). Vamos supor que na primeira conversa sobre o projeto você tenha tido o entendimento de que seria preciso 100 horas de trabalho, com a ROM a escala de -25% a +75% de probabilidade dá uma estimativa grosseira (ROM) de 75 a 175 horas.

No meio do processo de aprovação, o estimador torna-se mais informado sobre as expectativas e sobre as entregas. Eu sempre opto por fazer uma visita ao cliente e passar um tempo tentando entender o quanto de horas serão necessárias e outros pormenores que permitam mais precisão no orçamento e no cronograma. Com mais precisão a variação deve ser entre -15% a +25%. Ou seja, se sua estimativa for de 100 horas, você poderá propor uma escala de 85 a 125 horas.

Após ter definido o escopo e construído o Cronograma é preciso revalidar a estimativa. Agora, a estimativa resultante deverá ser mais próxima de -10% a +15%. Ou seja, se a sua estimativa final para o esforço for de 100 horas, você deverá sentir que  realmente poderá entregar o projeto dentro de 90 a 115 horas.

Resumindo num quadro:

Espero ter te ajudado. Se ajudei me conta o que você aprendeu e publique aqui sua experi~encia. Abraços e até o próximo post.