Muitos são os fatores que roubam nosso tempo, se você quer fazer muitas coisas e não admite que desperdicem o seu tempo, esse post é para você.
Eu enfrento o mesmo problema que a maioria dos profissionais enfrentam com suas agendas. Sejam reuniões que começam atrasadas, ou terminam depois do horário previsto. Sejam nos intervalos entre grandes atividades que nos fazem ter pequenos intervalos na agenda e que temos a sensação de que não é possível começar nada de novo.
Mas a grande verdade é que alguns desses roubadores de tempo são criações nossas. Então podemos contorná-las e não sermos dirigidos por elas. Fiz aqui uma lista de 5 (cinco) desses fatores para refletirmos sobre possíveis soluções. Elas sofrem pequenas variações e podem ter soluções diferentes para cada pessoa. Só não deixe de analisar o seu caso e começar a transformar sua agenda.
São eles:
– Focar nas tarefas erradas. Não tem jeito se não começarmos a vislumbrar o que é importante para os sonhos e projetos, somos tragados por tarefas que não nos levam a nada. Já precisei argumentar muito com gestores meus sobre atividades que não tinham sentido e me roubam um tempo precioso da agenda. Ficava sempre lembrando a eles que tinha metas a cumprir e que não tinha impacto nas metas aquelas atividades. Se ele insistia, pedia revisão de metas.
Então se o que é preciso por exemplo é vender, preciso focar em captação de novos clientes, prospecção e fechamento de vendas. Não adianta fazer coisas que não me gerem vendas, pois no final do mês serei cobrado pelo volume de vendas. Não tem mágica, ou é importante ou não é.
Repriorize sempre, não tenha medo. Se for algo pessoal que não faz mais sentido, mude sem culpa. Todos nós temos o direito de evoluir e buscar algo melhor. Mudar o rumo das coisas, envolve maturidade e desprendimento. Sua lista do negociável e do inegociável acompanha esse processo.
– Falha em delegar. Essa é para você gestor que ainda não fez sua tarefa de delegar. Será que tudo precisa ser feito por você? Sua equipe realmente não pode assumir algumas tarefas? E para quem estuda, trabalha e ainda tem família, será que não tem mais ninguém na sua casa que pode ajudar?
Tenho algumas amigas que estão sempre reclamando que os filhos não ajudam e o marido não faz nada correto. Não digo que é uma regra, mas já presenciei em alguns casos, que elas querem uma perfeição de cama e cozinha arrumada. A perfeição vem com o tempo, deixe que eles comecem a fazer, mesmo que num primeiro momento não fique tudo como você quer. Mas será que precisa mesmo?
Bem cada um tem sua dinâmica familiar, mas algumas pessoas falham em suas delegações profissionais, pois não conseguem colocar em prática dentro de seu núcleo familiar. Delegar é comunicar e negociar. Você precisa começar em algum lugar. E um indicativo para você analisar e ver se não pode melhorar. Sua equipe passa pelo mesmo processo de aprimoramento.
– Má distribuição do tempo. Ufa!!! esse é campeão e espero que você tenha feito o exercício do diário de atividades que sugeri. Não tem jeito, quando nos dedicamos a algo que não contribui para o nosso sonho ou projeto, estamos fazendo mau uso da nossa agenda.
Tenho amigos que para não investirem muito tempo em combinar roupas, decidiram ter apenas calças pretas e camisas brancas. Com isso não tem o que pensar, é só pegar qualquer calça e camisa, que estarão sempre arrumados. Foi radical demais para uma pessoa que gosta de moda como eu, mas entendo bem o que eles quiseram fazer. Quando se pensa em poupar tempo.
Eu ajudo muitos clientes com problemas em suas empresas de localização de documentos. Implantando soluções de gestão eletrônica de documentos. Com isso o tempo perdido em procura de documentos, pode ser usado em atividades que contribuam para o resultado final da empresa de forma mais significativa. E assim com outros sistemas que permitam automatizar e acelerar a produtividade.
O que eu quero mesmo é que você busque formas de melhorar suas atividades, sejam com regras simples de controle e-mail, restrição de tempo para navegação na internet, ou qualquer outra ação. O foco é que como um profissional altamente comprometido e capacitado, você tem nas mãos dicas de como identificar onde seu tempo está sendo gasto. E principalmente decidir como quer investir ele.
– Procrastinação, essa tem tudo a ver com o ditado de não deixe para amanhã o que você pode fazer hoje. Quando começo um novo projeto com meu time, fazemos tudo como se não existissem mais dias para o projeto. Temos tido muito sucesso, pois observamos que nossos clientes deixam para a última hora detalhes importantes. Por falta as vezes de visualizar o projeto pronto. Quando então começamos a mostrar o sistema ou o planejamento das atividades, surgem muitos detalhes.
Se você pegar uma tarefa para fazer e começar a pensar nela antes do tempo previsto para começar, com toda certeza vai descobrir itens e atividades que nem imaginava. Isso porque algo simples inicialmente, pode ganhar novas proporções e perspectivas a medida que evoluímos. Se dá para começar antes, comece. Terminou antes, parabéns você não se estressou tanto. Não terminou antes, mas cumpriu o prazo, excelente.
– Socializar demais. Sou do tipo que apesar de não entrar para socializar nos projetos, sei que precisamos criar conexões. Mas tudo precisa de equilíbrio. Nada de fazer do cafezinho, ponto de encontro. O bate-papo pode aguardar o final do expediente para o happy hour.
Mas tem gente que fica horas socializando e com isso deixa de produzir. Eu amo um bate-papo e faço das reuniões momentos de descontração. O que precisamos aqui é saber fazer isso sem receber um feedback de que conversamos muito e trabalhamos pouco. E as vezes muito falatório atrapalha os colegas.
Os comunicadores (gatos) que já fizeram o mapeamento comportamental, são os que mais sofrem com agendas. Exatamente por focarem demais nos relacionamentos e deixarem as tarefas para depois. Então mais uma vez equilíbrio com sua agenda.
Espero que você reflita e comece a mudança na sua agenda hoje mesmo.
