Em uma reunião de orçamento ou apresentação de uma proposta de projeto sempre me perguntam o prazo de entrega e eu retorno para o cliente que tudo dependerá da sua agenda.
O cliente ao contratar esquece muitas vezes de planejar o tempo envolvimento de sua equipe para revisar e aprovar as entregas, fornecer informações, participar de reuniões e treinamentos etc.
No custo total de um projeto, o cliente deve incluir a equipe externa e interna diretamente ligada projeto. E em alguns casos as equipes indiretamente ligadas que precisam homologar e participar da implantação das soluções.
Tenho a responsabilidade no projeto de defender minha estimativa de prazo durante o período de negociação dos projetos quando o cliente acha que o prazo é muito longo na esperança de reduzir o valor.
Se mesmo com todos os argumentos o cliente ainda continuar argumentando sobre o prazo ou valor, existem algumas opções para essa negociação evoluir. São elas:
- Determinar se o cliente tem qualquer informação adicional que lhe permita revisar as premissas, as objeções e/ ou o escopo do projeto para revisar a estimativa. Pode ser a flexibilização da data final, alocação de mais recursos internos do cliente ou corte de alguma funcionalidade que gere um ajuste de prazo e valor.
- Determinar se pode ser reduzida algumas exigências e/ou funcionalidade em um nível elevado, que em muitos casos é mais uma lista de desejos do que necessidades. Após ver o preço, muitos clientes conseguem definir melhor o que é essencial, e cortar determinadas características adicionais.
- Reestruturar o projeto para incluir somente a fase de análise detalhada. Após a fase de análise ser completada, reestimar o resto do projeto baseado na confirmação daquilo que realmente foi solicitado. O empenho e o custo total podem ou não ser menor, mas no mínimo, você terá mais informações detalhadas para defender suas estimativas.
Sempre é bom ter uma apresentação com um pacote de informações estruturadas para guiar a negociação. Não necessita ser um documento muito extenso, mas deve ajudar na tomada de decisão do seu cliente. Ao invés de fornecer somente um número final, ou uma gama de números para sua estimativa, forneça as seguintes informações.
- Sua compreensão em relação ao trabalho solicitado.
- O processo que você utilizou para preparar a estimativa.
- A estimativa do esforço do trabalho (de duração e custo, se aplicável)
- A informação detalhada da estimativa para o caso da pessoa que a receber querer revisá-la. Por exemplo, se você fez uma Estrutura Analítica do Projeto (EAP), você pode incluir suas estimativas detalhadas do trabalho.
- As premissas que você fez durante o desenvolvimento da estimativa.
- O nível de incerteza nos números, o qual se reflete na reserva de contingência ou no tamanho da estimativa. (quanto mais itens, mais a incerteza é refletida).
Este seria um poderoso pacote de informações para ser fornecido ao solicitante. Se houver discordância na sua estimativa, seu cliente poderá apresentar outros fatos e novos critérios estimulando uma nova estimativa.
Quando o cliente analisa os desafios em termos do processo de estimação, a credibilidade em seu trabalho aumenta, assim como seu poder de negociação.
Então bons negócios.
