Putz! Não acredito mais uma reunião… Quem nunca falou isso ao olhar sua agenda, que atire a primeira pedra. Mas reunião sem planejamento é o maior vilão que eu conheço das agendas profissionais de hoje. Elas começam e terminam sem nenhum foco. E você sai com a sensação de que perdeu tempo.
Ter e respeitar o horário determinado da reunião é o primeiro ponto para que esse vilão seja combatido. Depois vem a definição da audiência, já que nem tudo interessa a todos. Pessoas que não possuem poder de decisão e nem contribuirão para o assunto podem ser dispensadas da reunião e comunicadas depois das decisões tomadas.
O excesso de envolvidos numa reunião podem levar a outro ponto de (des)atenção, as conversas paralelas. Fora os que são convidados e chegam mais perdidos que cegos em tiroteio. Não se preparam e atrapalham a dinâmica pedindo explicações do que se trata.
Mas acho o mais crítico de tudo é sair sem decidir nada. Tarefas sem datas e responsáveis. E como podemos mudar a imagem da pobre da reunião? E reverter com isso os comentários dos profissionais que recebem os convites para mais uma.
Aqui ficam algumas reflexões que eu capturei e se fizerem sentido, por favor adotem. O primeiro deles é definir o objetivo da reunião e a pauta a ser tratada, se for possível distribua a agenda com antecedência suficiente para que todos se programem e estudem as questões a serem tratadas.
Determine o horário de início e término, seja rigoroso com o cumprimento. Eu acredito que devemos sempre privilegiar quem foi pontual. Provavelmente os demais começarão a chegar no horário quando você propor uma reunião. Pode ser que leve um tempo se esse não é um hábito, mas no final todos aprendem a ser pontuais.
Convoque apenas as pessoas que realmente agregarão valor, caso alguém seja opcional informe no convite. Reuniões com até 10 pessoas são mais produtivas se todos estão alinhados ao objetivo da reunião e realmente são importantes na condução dos tópicos agendados. Já li em algum lugar que 8 é o ideal, mas isso depende muito de quem está liderando e o nível de maturidade das pessoas.
O tempo da reunião é outro fator importante, quando elas são muito longas se tornam improdutivas. Busque manter uma agenda de no máximo 1 hora e meia. Eu tive uma experiência muito interessante com uma profissional que liderei e ela me disse: “Eu prefiro ter duas reuniões semanais com você de trinta minutos do que uma reunião de uma hora”. Em alguns tipos de agenda esse pode ser o modelo adequado realmente, já me deparei com reuniões de quinze minutos muito mais produtivas do que as de uma hora.
Um outro ponto que eu considero importante é a definição das tarefas, com datas e responsáveis. Por favor se você receber uma tarefa e não entender, busque esclarecer ao máximo com o responsável o que deve ser realizado. Muitas tarefas são perdidas por falta de entendimento.
Eu poderia ficar aqui escrevendo horas sobre isso, mas meu objetivo maior com essa reflexão é que você possa avaliar como está sua agenda hoje e comece a repensá-la de forma a ser um excelente gestor do seu tempo. Comece pelas reuniões e boa sorte!
