Na estruturação de um cronograma para estimativa de duração de um projeto, considera-se que o esforço normalmente é calculado em termos de horas. Seria bem simples se todos trabalhassem oito horas por dia, e fossem 100% produtivos durante todo o tempo.
Poderíamos então facilmente calcular a duração tomando o número de horas de trabalho, dividindo pelo número de recursos, e então dividindo pelo número de horas que eles trabalham por dia.
Então uma atividade que foi estimada em 80 horas, e tem uma pessoa designada para essa atividade, e essa pessoa trabalhar oito horas por dia, a duração seria de (80 ÷ 1 ÷ 8) = 10 dias.
Da mesma forma, se fossem designadas quatro pessoas, a duração seria de (80 ÷ 4 ÷ 8) = 2 dias e meio. No entanto a realidade não é assim, especialmente em equipes cada vez mais reduzidas.
Quando iniciamos um projeto, geralmente as datas de finalização são estabelecidas pelos gestores com base em uma meta agressiva e que não foi devidamente calculada com todas as restrições e premissas que são necessárias.
Considerar as restrições relacionadas a produtividade dos membros do projeto para determinar a estimativa de duração de um projeto é um trabalho que consome um tempo significativo do Gerente de Projetos.
O seguinte processo poderá ser utilizado para converter as horas de trabalho em duração das atividades. Vou te deixar aqui algumas que me ajudam muito, seguem elas:
- Estimar as horas produtivas por dia. Normalmente o primeiro passo é determinar quantas horas produtivas por dia de fato uma pessoa trabalhará.
Em outras palavras, se uma atividade está programada para 40 horas, é improvável que ela possa ser completada em uma semana, sem horas extras. Utilizando um fator de 6,0 a 6,5 de horas produtivas por dia, ajudará a contabilizar períodos com doenças, reuniões de departamentos, atividades administrativas, idas ao banheiro, etc. - Determine quantas pessoas estarão envolvidas em cada atividade. Em geral, quanto mais pessoas envolvidas em cada atividade, mais rápido elas serão concluídas. Obviamente duas pessoas podem completar uma atividade mais rápido do que uma, mas nem sempre serão duas vezes mais rápido. Da mesma forma, uma terceira pessoa pode permitir que a tarefa seja completada mais cedo, mas não em um terço do tempo.
Em alguns momentos, acrescentar pessoas não fará com que a atividade seja concluída mais cedo, e na verdade poderá fazer com que ela leve mais tempo para ser concluída. - Determine os dias úteis de trabalho. Levar em conta os feriados, férias e treinamentos planejando e contabilizando na agenda do cronograma.
Por exemplo, em um projeto de três meses, poderá haver dois feriados e ter um membro da equipe programado para tirar dez dias de férias. Para ser mais preciso, considere todos os dias que você sabe que a sua equipe não estará disponível para trabalhar no projeto.
Interessante consultar a agenda regular de reuniões dos membros da equipe, com questões de 1n1, All Hands e outras mais. - Considere as pessoas que não trabalham no tempo integral. Se você tiver uma pessoa disponível somente 50% do tempo, o mesmo levará no mínimo, duas vezes mais tempo para realizar qualquer atividade individual. Se você tiver uma atividade estimada para 40 horas, e você designar uma pessoa com disponibilidade de apenas 25% do seu tempo, a duração desta atividade será no mínimo de quatro semanas ou mais.
- Calcule a perda de produtividade das pessoas que trabalham em múltiplas tarefas. Se uma pessoa estiver trabalhando em múltiplos projetos, ou talvez em uma combinação de projetos e de apoio, deve-se considerar uma redução adicional na produtividade. Isto reflete o fato de que se uma pessoa for dividida entre dois ou mais trabalhos não relacionados, ela necessitará de tempo para cessar um trabalho e iniciar o outro.
Por exemplo, se uma pessoa for designada para trabalhar em dois projetos, ela perderá tempo produtivo trocando de um projeto para o outro. Se a pessoa estiver trabalhando em dois projetos, isso poderá resultar em uma perda de 10% na produtividade em ambos os projetos. Se estiver em três (ou mais), cada trabalho poderá ter uma queda de 20% na produtividade. Um outro exemplo, se uma pessoa estiver dividida entre três projetos, um de 24 horas, um de 10 horas e o outro de 6 horas semanais.
O Gerente do Projeto deve calcular em aproximadamente 20 horas produtivas para um projeto e 8 e 4 horas para os outros. Podemos mencionar ainda, desde então que há três projetos envolvidos e requer tempo para cessar um e iniciar o outro, o tempo produtivo pode ser mais próximo de 16, 6 e 3 horas para os respectivos projetos. - Calcule atrasos e demoras. Algumas atividades possuem poucas horas de trabalho, mas uma longa duração. Por exemplo, se você contratar um vendedor para fornecer recursos, você poderá gastar poucas horas de esforço, mas será necessário esperar quando os recursos estiverem prontos para você começar o trabalho.
Outro exemplo é o tempo necessário para que uma entrega seja aprovada. Você poderá estimar o esforço de poucas horas, mas será necessário esperar alguns dias ou até mesmo semanas pela aprovação. - Identifique as restrições em relação as pessoas, em termos de habilidades e quantidade. Quando você criou o plano de trabalho (Workplan) inicial, provavelmente identificou as atividades que podem ser executadas em sequência e aquelas que podem ser executadas em paralelo. Presumindo que você tenha pessoas suficientes, todas as atividades paralelas, de fato, poderão ser executadas em paralelo?
Executar atividades em paralelo só é possível com pessoas habilitadas e disponíveis. Se você não tiver pessoas suficientes (na maioria dos casos, isto é um fato), você também poderá descobrir que algumas das atividades planejadas para serem executadas em paralelo, devem ser executadas em sequência devido ao fato destas atividades serem atribuídas a uma único pessoa com múltiplas funções.
Reconhecer que nem todas as atividades e os membros da equipe são intercambiáveis. E que uma série de atividades planejadas para serem executadas em paralelo, necessitam ser executadas em sequência devido ao fato de somente uma pessoa possui as habilidades necessárias. - Documente tudo. Durante o projeto você nunca sabe de todos os detalhes. Por isso, é importante documentar todas as premissas e restrições que você usar para fazer as estimativas.
No final teremos uma estimativa mais realista para então falarmos que a estimativa é de 90 dias e o prazo para terminar é 30/06/2023. Mas que ainda conta com as diversas surpresas que acontecem e não dá para prever.
Definir a estimativa em dias e com um prazo definido com uma data, não deixará dúvidas para o que se pretende entregar. Aceitar ela não é fácil por parte de quem contratou, mas sua parte é apresentar os fatos.
E se tem alguma dica sobre estimativa de duração de um projeto, manda pra gente que acrescentamos aqui.
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