Para gerenciar os custos do projeto de forma eficaz, você terá que implantar um processo de Gerenciamento dos Custos.

O Gerenciamento dos Custos é o processo de monitoramento e de controle dos custos que serão necessários para a conclusão do projeto a partir de uma previsão orçamentária.

O processo contínuo de documentar e monitorar as despesas do dia-a-dia do projeto permite a você:

  • Calcular o custo total da realização de tarefas do projeto;
  • Determinar o custo total dos recursos humanos no projeto;
  • Monitorar o custo total real x custo previsto, e;
  • Identificar facilmente estouros reais e potenciais nos custos.

O Gerenciamento dos Custos consiste em um conjunto de processos, papéis e documentos para monitorar e controlar os custos no âmbito do projeto.

Alguns exemplos dos tipos de custos incluem:

  • Mão-de-obra (funcionários, fornecedores, empreiteiros e consultores);
  • Equipamento (computadores, móveis, instalações, máquinas);
  • Materiais (consumíveis, materiais de engenharia, água, eletricidade), e;
  • Administração (legal, seguros, empréstimos e contabilidade).

Muitos clientes meus dizem que não vão alocar os valores de mão-de-obra porque a folha de pagamento terá de ser paga de qualquer jeito, mas esse é um erro que eu não quero que você cometa, coloque sim o valor hora do funcionário alocado.

Há três passos essenciais para gerenciar os custos do projeto de forma eficaz.

Passo 1: Documentar todas as despesas

O primeiro passo é identificar os custos reais incorridos no projeto. Todos os membros da equipe, incluindo o gerente do projeto, consultores etc., devem preencher periodicamente todas as despesas que incorrer no projeto.

Os formulários de despesas capturam as seguintes informações para cada despesa:

  • Data em que a despesa ocorreu;
  • Tipo de despesa;
  • As atividades em quais as despesas foram inclusas;
  • Valor da despesa e o beneficiário do pagamento realizado e;
  • Detalhes da fatura relativos à despesa.

Passo 2: Rever e aprovar as despesas

Uma vez que as despesas sejam apresentadas, devem ser revistas para determinar se:

  • Estão relacionadas a uma ou mais atividades válidas do projeto.
  • Foram orçadas no Plano Financeiro do Projeto.
  • Não foram orçadas, mas são justas, razoáveis e acessíveis.

Com base nesta avaliação, as despesas devem ser:

  • Aprovadas e o pagamento devem ser organizados;
  • Adiada até receber maiores informações, ou;
  • Recusada e levantada como um problema.

Na maioria dos casos, o gerente do projeto tem autoridade para aprovar todas as despesas orçamentárias. No entanto as despesas não orçadas e acima de um determinado limite, podem exigir a aprovação do patrocinador do projeto ou do Diretor do Projeto.

Passo 3: Atualizar o registro das despesas e o Plano do Projeto

Uma vez que as despesas foram aprovadas e o pagamento for programado, os detalhes do pagamento devem ser registrados no Registro de Despesas do Projeto. Como parte do Processo de Gerenciamento dos Custos do projeto, o Administrador do Projeto é responsável por manter este registro atualizado.

Periodicamente também deve atualizar o Plano do Projeto com a informação fornecida pelo Registro de Despesas do Projeto. Uma vez que o Plano do Projeto esteja atualizado, ele pode ser utilizado para:

  • Identificar o custo total de cada recurso e tarefa;
  • Analisar o custo real x total orçado do projeto, e;
  • Identificar todas as instâncias de estouros reais e potenciais dos custos.

Simples assim! Ao seguir estes três passos fáceis, você pode melhorar substancialmente seus processos de gerenciamento dos custos, lhe ajudando a entregar seu projeto dentro do orçamento.


Renata V. Lopes

Atua há mais de 25 anos na área de Tecnologia da Informação com gerenciamento de projetos e equipes multidisciplinares, em grandes empresas como Grupo Gerdau, Lojas Renner, Hewlett-Packard, Rio2016 e Grupo Guanabara. Master coach, leitora compulsiva, blogueira, apaixonada por redes sociais e estudante em constante desenvolvimento, acredita na cooperação, colaboração e compartilhamento do conhecimento como forma de aprendizado.

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