Gestão Eletrônica de Documentos, isso serve para mim?

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Como professora de Projetos de Gestão Eletrônica de Documentos tinha a pretensão de ser uma pessoa com poucos documentos guardados.  Mas a dura realidade é que eu sou uma daquelas pessoas que guardam tudo o que chama atenção em revistas e jornais.  Lógico que meu periférico preferido é o scanner, e sempre que posso estou eu lá digitalizando o material que recebo, pois posso precisar seja para uma aula, palestra ou na vida pessoal.

 

Essa forma de lidar com documentos segundo minha advogada é muito boa, pois eu sempre tenho muitas provas para apresentar num processo.  Mas para que consiga dar conta dessa papelada toda, precisei me organizar.  Mas ainda vejo muitos escritórios, empresas e famílias “sofrendo” horas para localizar um documento.

 

Segundo dados da Global GED, geram-se em média 19 cópias de cada documento manuseado numa organização.  E os profissionais gastam de 5 a 15% do seu tempo lendo documentos que levaram de 30 a 40% do tempo para serem localizados.  Mas o pior de tudo foi saber que 7,5% de todos os documentos que deveriam estar disponíveis para consulta foram perdidos e 5% só por terem sido armazenados incorretamente.

Se pararmos para pensar no volume de documentos estruturados ou não que circulam na internet, fica mais complicado ainda ter de lidar com eles em papel.  Na época em que a agilidade para se chegar a uma informação é cultuada, imagine-se debruçado sobre um arquivo buscando essa informação em um documento em papel.  Já pensou?

 

Então agora vai a minha dica para quem está em casa e tem muito papel para guardar, compre um scanner, organize o que precisa ficar em papel e simplifique sua vida. Busque um profissional de GED para te ajudar em seu escritório ou empresa.  Simplifique a vida e use o tempo da busca de um documento para ganhar produtividade.

 

Renata Valeria Lopes

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Otimizando a casa. Otimizando a vida.

KM

 

Estou sempre em busca de soluções ou métodos que aumentem a minha produtividade. Já dei algumas palestras sobre o assunto, exatamente por praticar isso.  Sou uma pessoa inquieta e que adora fazer muitas coisas ao mesmo tempo.  Com isso qualquer dica que me permita estudar, trabalhar, fazer artesanato e ainda assim curtir minha família e casa, são sempre bem-vindas.

 

Nos últimos três anos me mudei duas vezes e foram momentos de muito desapego. Na euforia das mudanças tive muitos momentos de achar que não conseguiria fazer as coisas caberem em seus lugares.  Além da sensação de que não tinha tempo a perder organizando tudo o que tenho.  Como meu marido é muito racional e desapegado, ficava olhando a quantidade de roupas dele e a quantidade que tenho.  Está certo que sou mulher e não basta uma camisa e calça para estar bem vestida.  Mas eu perco muito tempo com tudo o que tenho e não “curto” elas tanto quanto eu gostaria.

 

Precisava simplificar a minha vida, sem tantas coisas para organizar e cuidar, provavelmente teria mais tempo para fazer o que eu quero.  Foi então que começou a minha busca por artigos, livros e materiais que me ajudassem a ver onde eu estava errando.  Acabei criando um painel no Pinterest com várias dessas dicas e no de final de ano o livro da Marie Kondo, chamado A Mágica da Arrumação, ed. Sextante, veio fazer parte da minha biblioteca.

 

Li todo o livro e bingo no final do livro a chave de tudo… meu coração.  Sim conforme diz a Marie, guarde apenas quilo que te traz alegria, que fale ao seu coração. Uma roupa que não lhe cai bem, uma blusa que ganhou e não usou, sapatos que não combinam mais e estão desgastados, tem que ir para doação ou lixo.  E até esse final de semana foram sete bolsas para doação e uma para o lixo apenas de roupas.

 

Meu coração sentimental e traiçoeiro estava me fazendo guardar muitas coisas e objetos por valorizar muito o que recebi de pessoas amigas e queridas.  Para quem me conhece sabe que se não gosto de algo eu não uso, mas acabava guardando por valorizar o gesto da pessoa ao lembrar de mim.  Fiquei refletindo muito e vi que tenho de valorizar as pessoas e não os objetos. Quem sabe sem tanto para arrumar eu comece a ter mais tempo para estar com elas?

 

A grande verdade é que com esse hábito eu estava com duas caixas de lembranças do tipo cartões de felicitações, cartas, convites, etc.  Já me livrei de uma das caixas sem remorsos e descobri que o que realmente importava eram as lembranças dos momentos em que ganhei e não os objetos em si.  Essa semana tenho a meta de revisar a última caixa.

 

Eu troquei a ordem da arrumação pulando de roupas para souvenirs, para quem já conhece o método sabe que é uma das coisas que segundo o livro amplia a chance de insucesso. Mas esse era um dos itens de maior incomodo para mim, ter duas caixas dessas lembranças estavam roubando espaço do meu escritório, além de juntarem muita poeira.  E vamos ser sinceros, eu nem parava para olhar o que tinha lá periodicamente.

 

Não cheguei ainda ao final da minha saga pois ainda restam objetos para avaliar, diferente do que diz o livro de promover a arrumação de uma vez, eu descobri que não tenho físico para tanto.  Foi aos poucos mesmo, então categorizei o que eu queria revisar de acordo com o que me incomodava mais.  Roupas, acessório, bolsas, sapatos (eu já não gostava mais da sapateira atrás da porta do quarto) e papéis em vários armários. A sapateira por exemplo foi para o lixo e os sapatos que me trazem alegria para duas gavetas da cômoda organizados, os demais para o lixo e ainda tem uma bolsa com alguns pares para doação.

 

Adoro organizadores, mas não adianta investir neles e achar que a bagunça acabará apenas colocando tudo dentro deles. Se não houver descarte e real avaliação do que se deseja os organizadores passarão a fazer parte da bagunça.  Eu usei em uma das gavetas embalagens de sorvete, para organizar melhor alguns itens pequenos que tenho.  Ficou tudo muito bonitinho, mas o melhor de tudo foi me livrar da bagunça.

 

Confesso que a parte mais divertida foram as muitas dobraduras de roupa. Um desafio à parte. Empilhar roupas e livros é garantia de que o tempo farão eles serem esquecidos no fundo das gavetas e estantes, esse é um momento muito importante.  Sentei diante da TV com várias gavetas e comecei a dobrar.  Alguns modelos copiei da internet e outros tive de descobrir sozinha

 

Segundo o livro não raro, 60% daquilo que acumulamos é inútil, então ainda tenho coisas para avaliar sem dúvida. Foi um exercício de revisão interior, descartei tudo o que não queria. E o mais bacana de tudo hoje de manhã foi não precisar ir a dois cômodos da casa para me arrumar.

 

Bem e para quem está ainda curioso com o que diz o livro, seguem os dez mandamentos do método KonMari.

  1. Arrume tudo de uma vez.
  2. O primeiro passo é descartar.
  3. Jogue tudo que não lhe traz alegria.
  4. Separe as coisas por categoria.
  5. Dê visibilidade às coisas.
  6. Deixe itens sentimentais por último.
  7. Evite a intromissão dos parentes.
  8. Prefira o silêncio.
  9. Não compre produtos especiais para organização.
  10. No dia-a-dia, siga um ritual para lidar com os objetos.

 

Renata Valéria Lopes

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Uma piscadela…

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Foi assim que vi 2015 passar como uma piscadela. Bem diante dos meus olhos 2015 passou de forma tão acelerada quanto quente, pelo menos no Rio de 50 graus. Essa movimentação no mundo todo parece ter se refletido nos meus dias, pois quando me dei conta também percebi o quanto a minha vida pessoal e profissional mudou esse ano.

 

Ao redor do mundo foram obras e marcos arquitetônicos que levaram anos para serem erguidos, caindo em minutos com “ajuda” do Estado Islâmico. Da lama da mineradora que varreu Mariana e chegou ao Rio Doce a lama da corrupção que está afundando o Brasil, fica a pergunta: Como resgatar o que foi perdido?

 

Imigração em abundância para a Europa dos refugiados de guerra, numa comoção global pela vida desses fugitivos que largaram tudo em busca de uma esperança. Uma cidade sumindo em minutos pelo rompimento de uma barragem causando um dano incalculável ainda para a vida das pessoas, para a flora e fauna da região. O Brasil caindo na avaliação econômica mundial e entrando num período de estagnação total. E as infindáveis manobras políticas e escândalos de corrupção ranque dos bons pagadores, graças a falta de governo. As perguntas que não querem calar em minha mente e em minhas conversas são: Onde fica o povo? Onde está o dinheiro que roubaram? Como mudar o rumo de tudo isso?

 

Mas também foi um ano de descobertas para mim pelo menos sai da alienação e descobri quem era o Cristiano Araújo e a Fabiola, descobri que agora manicure entrega atestado no final do seu atendimento… rsrs. Além disso foi um ano de perdas de algumas pessoas muito interessantes como Miele, Betty L, BB King, Omar Sharif, Marília Pera, Nico Fagundes e tantos outros. Famosos ou estranhos antes de tudo eram seres humanos e chegaram ao fim de sua missão.

 

Com um ano que passa tão rápido a sensação que fica é que deixei de fazer algo, apesar de enumerar muitos feitos pessoais. Mudança de empresa com novos projetos e desafios, consolidando operação de tantas empresas, com suas particularidades e culturas. Entregando projetos e mais projetos, serviços sem fim 24 horas por dia.

 

Teve a mudança de endereço e deixar a boemia Vila Isabel foi bem conturbado, e parece que já tem muito tempo, porém só se passou 4 meses. Assim como o estado civil que mudou há bem pouco tempo, mas parece que já tem anos que estamos juntos.

 

Então se deixei algo por fazer, vem aí mais 365 dias pela frente em que posso então realiza-los. Sem me cobrar muito, mas com a firmeza de quem sabe o que quer me despeço de 2015 com muita gratidão à Deus. E abro os braços para 2016, que seja um ano maravilhoso e abençoado para mim e você que sempre passa aqui no blog.

 

Renata Valéria Lopes

Resiliência

travesseiroMuitas são as formas encontradas para definir essa palavrinha chamada resiliência, que em maior ou menor grau todos nós seres humanos somos capazes de demonstrar em algum momento da vida.  São as adversidades que nos ajudam a desenvolver essa capacidade, e por isso sejamos gratos por todas as experiências por que passamos na vida.

 

Foram nos momentos de maior dor, aflição e com os maiores obstáculos, que pude perceber o quão forte eu era.  Por isso se hoje sou capaz de colocar no papel algumas dessas palavras e dizer para você que tudo será resolvido e que você sairá mais forte das suas provações, é porque eu por experiência própria sai muito mais forte.

 

A resiliência é um aspecto psicológico, definido como a capacidade de o indivíduo lidar com problemas, superar obstáculos ou resistir à pressão de situações adversas sem entrar em surto psicológico ou depressão.

 

É a capacidade e/ou habilidade que cada pessoa tem de lidar e superar as adversidades. De transformar experiências não tão boas em aprendizado e oportunidades de mudança, de dar a volta por cima.

 

Características encontradas nas pessoas resilientes:

– Autoconfiança

– Persistência

– Criatividade

– Flexibilidade

– Bom humor

 

Uma pessoa resiliente é capaz de transformar energia negativa em positiva, pois é capaz de enxergar o fracasso como uma oportunidade de crescimento.  Você pode ficar triste, chorar e até paralisar um pouco diante de uma situação na qual você não vê ainda uma saída.  Mas é através dessas situações que nos tornamos melhores, descobrimos nossos limites e capacidades, quebramos paradigmas e superamos a nós mesmos.

 

O importante é levantar a cabeça, fazer uma análise fria do que aconteceu e seguir em frente.  Se não consegue fazer isso sozinho, peça ajuda, mas não deixe de aprender o que a vida está te ensinando. Seja grato, pois através de tudo isso que você enfrentou hoje és uma pessoa muito melhor do que foste ontem.

 

Renata Valéria Lopes

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Priorizando o coração

coraçãoLembro da cara de espanto da minha peer coach ao se deparar com o tema escolhido para o trabalho final do Self and Professional Coaching. Eu queria encontrar um namorado, na realidade eu queria entender onde estava errando em não encontrar. Ou como dizem por aí descobrir porque tenho dedo podre… o que tem de errado com o meu dedo que só aponta os caras errados.  Essa pergunta me fiz várias vezes e sei que muitas amigas ainda a fazem.

 

Ela relutou muito em aceitar o tema, mas eu também sei ser muito persuasiva e a fiz encarar isso como uma oportunidade de desenvolver um novo pacote de serviços. Funcionou e muito bem o processo, tínhamos uma meta que foi cumprida na época.  Mas a realidade é que eu não estava tão inclinada a manter um relacionamento profundo e duradouro. O que eu queria mesmo era sair da zona de conforto e me aventurar na descoberta de novas possibilidades.  Quebrar as barreiras invisíveis que criei e que impediam pessoas bacanas de se aproximarem.

 

A grande descoberta da época, foi valorizar o momento e tirar lições do que foi. Passados dois anos desse desafio, me sentindo mais forte e focada em conseguir agora sim um relacionamento mais profundo, me lancei no duplo desafio de eu mesma criar o meu método de coaching de relacionamento.

 

E foi exatamente assim que comecei meu processo, com o objetivo claro de arrumar um namorado em 6 meses. E como boa usuária da internet, sai em busca de diversos aplicativos e sites que poderiam me ajudar a colocar em prática meu método.  Optei por dois deles, sendo um pago e outro free. Criei meu perfil e ativei os filtros de seleção de acordo com o que eu queria.

 

Num misto de métodos de vendas, endomarketing, coaching e recrutamento & seleção, que me deparei com 400 candidatos me mandando e-mails, picadinhas e curtidas.  Desses 400 candidatos inicias, 80 evoluíram de um simples OI para uma mensagem com mais conteúdo.  Dos 80 conteúdos, 10 foram bem em suas aventuras escritas e por algum tempo os e-mails trocados me permitiram entender o que valia a pena evoluir e o que não passaria de amizade. Eu adoro novos amigos, mas não era o caso do meu processo.  Eu queria um namorado.

 

Três foram os escolhidos para um papo ao vivo, afinal nem todos que escrevem bem, conseguem se manter desenvoltos diante de um interlocutor.  Assim eu conheci o meu noivo, bom papo e com uma disposição enorme em se tornar PhD em Renata. É ele me conhece muito bem, as vezes me surpreendo com o tanto que ele sabe de mim.  Do que gosto de comer, beber, dos mimos que me faz, dos livros que curto e dos assuntos que amo.

 

Resolvi escrever e compartilhar um pouco da minha história, porque vem chegando o dia dos namorados e todos os anos, eu ouço amigas e amigos reclamando que não encontraram a pessoa certa. Pois é, para encontrar um às vezes é preciso conhecer 400.  E como não temos tanto tempo disponível assim, uma ajuda da tecnologia é muito bem-vinda. Pode parecer racional demais tudo o que escrevi, mas se de forma passional não está dando certo, o que te impede de tentar mudar?

 

Só te peço uma coisa: “não desista”, lá fora tem uma pessoa legal te esperando. Quebre as barreiras emocionais que te impedem de avançar e curta sim um dia dos namorados diferente esse ano, buscando um novo recomeço. Se precisar de uma ajudinha, um coaching de relacionamento pode ajudar.

 

Renata Valéria Lopes

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Quero ser mais!

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Já ouvi essa frase de diferentes formas, conotações e contextos.  Muitos amigos e coachees me entoam essa frase, quase que como um mantra.  Eles dizem que querem ser mais em suas empresas, que nasceram para mais em suas famílias, que sonham com mais para suas vidas.  Porém eu descubro em poucos minutos de conversa, que eles não serão mais, se não mudarem seus pensamentos.

 

Enquanto pensamos pequeno e por que não dizer com o menos, seremos apenas mais um.  Se queremos mais, devemos sonhar e pensar com o mais.  Devemos nos tornar inconformados diante do menos.  Mesmo quando o menos é a realidade. Algumas vezes já ouvi também alguém dizer “o fulano(a) se acha”.  Na realidade penso que a pessoa deve ser do tipo que pensa no mais e atua para o mais… Mas isso fica para um outro post.

 

O encorajamento e automotivação que você precisa pode estar escondido dentro de você e como ninguém o tinha ensinado a agir de outra forma, você pensava no mais como algo que na realidade não era para você. A determinação está em você prosseguir rumo ao seu objetivo mesmo quando parece não ter forças para ir.

 

Para obter o que você deseja é necessário organizar a sua vida.  Sim, ponha ordem nas suas coisas, na sua casa, na sua vida financeira, nos seus sentimentos, etc. Trace de forma clara seus objetivos, a ajuda de uma pessoa para avaliar realisticamente a viabilidade deles pode ser de grande valia nesse momento.  Depois estabeleça metas claras para se trabalhar.  Junte suas forças e habilidades para fazer acontecer.

 

Os erros irão acontecer, as falhas e até momentos em que você se sentirá um fracassado. Mas o segredo é não desistir. Uma vez que você tenha determinado em sua alma um objetivo, lembre-se de alimentá-lo. Eu tenho uma receitinha minha que acho legal, crio um caderno de recortes com coisas que lembrem o meu objetivo.  Em minhas orações e meditações busco trazer de forma consciente diante de Deus.  E junto as pessoas que amo estou sempre falando disso.

 

Em alguns momentos da vida, você não terá condições de seguir sozinho.  Por isso seja humilde em receber ajuda. É tão bom quando alguém acredita nos nossos planos e resolve investir neles.  Eu já tive algumas ajudas muito preciosas e por isso talvez, goste muito de investir nos sonhos dos amigos a volta.  Nem que o meu investimento seja apenas ouvir, o que raramente fica só nisso.

 

Bem o que eu quero deixar para você que hoje me lê aqui é que, se você quer mais, sonha com mais, então você deve fazer mais.  Não se limite ao que você tem hoje em mãos, mas faça com o que você tem, o mais que você deseja.  Se hoje você sonha em uma casa maior, mas a que possui é pequena, organize ela da melhor forma que puder.  Se o dinheiro é pouco e você quer mais, não desperdice o que está em suas mãos. Faça escolhas sábias que você com certeza terá ainda mais.

 

Tudo o que você precisa para ser mais, está dentro de você.  Quem impõe limites a você, está bem diante do seu espelho… É você mesmo. Pense e aja mais.

 

Renata Valéria Lopes

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Meses Corridos

Triste Março passou.
Em Abril um novo amor.
Maio vazio ficou.
Era Junho, você sem eu,
Mas Agosto você voltou

 

Dezembro que brilhou.
Não lembro se foi Novembro, que fulgor!
Julho sei que não foi,
Setembro também pulsou.

 

Janeiro de tão maneiro,
Em Outubro retornou.
Mas foi ilusão, seu amor findou,
Num Fevereiro que brotou.

Renata Valéria Lopes

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Sentimentos Avessos

Avesso do desejo que hoje escrevo
Desprezo talvez ou apenas o anseio
Ensejo de rever quem cerrou
com um beijo de lampejo meu ser

 

Permeio meus dias com lembranças
Embalam meus sonhos as danças
Cada momento em que me enlaças
Porém a saudade me alcança

Renata Valéria Lopes

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Eu tenho medo!

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Outro dia em uma conversa com minha mãe, ela comentava sobre a minha determinação e coragem de seguir em frente diante das adversidades. E me perguntou se ela não tivesse me incentivado a estudar, trabalhar e buscar uma carreira, se eu teria fugido de casa. Sem pestanejar eu respondi que sim teria fugido de casa para seguir meus sonhos, na realidade com incentivo ou não eu faria tudo de novo. Para ser mais sincera ainda, faço isso sempre, trabalho muito e não me arrependo de passar quase metade do meu dia ou mais envolvida em assuntos profissionais. Não me limito diante das adversidades e estou sempre pensando em alternativas de ação.

 

Faz parte de mim, essa coisa meio louca de levantar cedo e ir para o trabalho, até mesmo quando o trabalho se encontra na sala ao lado (como é em alguns dias em que faço home office). Essa coisa de ter muitos e-mails para ler e responder, assuntos diversos para analisar e tratar, equipe para gerir, projetos para gerenciar e uma agenda lotada de reuniões, faz parte da vida que eu escolhi. E se tiver que mudar de cidade, estado ou país, podem ter certeza que vou em busca desse desafio.

 

E para confessar a vocês eu tenho medo de pensar que essa poderia não ter sido a minha vida. Mas ainda bem que eu tive escolhas e eu optei por realizar o ambicioso sonho de seguir a carreira que desde muito nova desejei. Amo tecnologia e amo pessoas. Quando posso unir os dois me sinto a pessoa mais realizada do universo. Para mim uma rotina de 12 a 14 horas diárias é cansativa sim, mas não escondo que também é prazerosa. Um dia de altos e baixos faz parte da vida de qualquer profissional e lógico o processo de automotivação deve rodar rapidamente todas as semanas. As vezes a energia cai, mas nada que um período de reflexão e ajustes não ajude na retomada das rédeas.

 

Não me incomodo com os rótulos que são impostos ainda hoje as mulheres que optam por uma carreira e demonstram ambição em crescer. Sei que em pleno século XXI ainda há preconceitos e desigualdades, mas isso é um combustível e tanto para eu continuar buscando o que almejo de crescimento profissional. Eu tenho medo é de não ter o que almejar, os rótulos podem vir sem problema, porque na realidade sei quem eu sou e o que posso fazer. Os rótulos não me definem, e a única barreira ao meu crescimento será a minha mente se eu deixar que os comentários ao meu redor penetrem em minha alma.

 

Eu tenho medo é de não fazer acontecer na minha vida seja ela pessoal ou profissional. Quero e vou arriscar sempre, porque uma sonhadora como eu não tem medo de arregaçar as mangas e seguir em frente. Eu tenho medo é de estagnar, paralisar e não ter alternativas para evoluir. Só perde e quebra a cara, quem arrisca. E eu posso dizer que entre as perdas e ganhos, a balança dos destemidos sempre tende para o lado dos ganhos.

 

E como já dizia o compositor Renato Teixeira:
“Os caminhos todos temos mesmo um dia que passar
O sentido desta vida é ir em frente, caminhar
O amor é uma flor que nasce em qualquer lugar
E essa flor um dia a gente colhe…”

Renata Valéria Lopes

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Proteja-se

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Uma vez eu ouvi um conselho muito bacana que dizia mais ou menos assim “O que entra no seu coração tem o poder de te mobilizar e deve produzir diligência e disciplina.” Gostei, anotei e hoje compartilho com vocês. Essas palavras me ajudaram a traçar um plano de proteção para a minha alma, sim para a minha alma, você leu certo.

 

No mundo volátil e difuso de hoje, em que reina o aqui e agora, onde todos estão com suas razões para falar o que pensam e querem, sem antes curar suas dores.  Somos bombardeados com “discursos” derrotistas, e se não nos protegermos, somos contaminados pelo negativismo.  Então se você vive se perguntando se suas amizades e relacionamentos são positivos. Ou ainda o porquê de tantas pessoas te colocarem pra baixo e raros os aparecem para te colocar para cima, esse texto é para você.

 

Por isso eu estabeleci um pequeno check-list pessoal para o que devo ou não reter em minha alma, inspirada pelo conselho acima. Segue para seu uso, de forma que você avalie tudo o que ouve e principalmente quem fala.  E assim decidir que companhias quer ter em sua vida.

 

# Quem te falou serve de influência positiva para alguém? Você percebe de forma evidente e significativa essa influência na vida dessa pessoa?

# Nos momentos em que vocês conversaram anteriormente foram palavras positivas ou farpas lançadas? Eram palavras preciosas e de significado, ou especulações e divergências?

# Você o considera um expert em algum assunto? E seu nível de maturidade? Ele tem boas referências? Essa pessoa é amargurada? É inconstante em sua trajetória?

 

Será que você não precisa começar a duvidar do que essa pessoa fala e ouvir mais o seu coração? Fique atento e boa jornada!

Renata Valéria Lopes

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