Um Novo Profissional

Um novo profissional

 

Devido à crise econômica enfrentada no Brasil é possível ver nas redes sociais profissionais, a quantidade de pessoas buscando recolocação.  Alguns conversam comigo falando de como estão enfrentando esse momento e como são raros os convites para entrevistas.  O importante nesse momento é não criar barreiras, além das mercadológicas. Pense que esse é o momento para repensar sua carreira, reavaliar sua trajetória e descobrir onde você tem acertado e que oportunidades ainda tem de evolução profissional.

 

Conhecendo os próprios limites é possível superá-los e na correria do dia a dia, fica difícil analisa-los. Os limites da alma impedem o avanço rumo as realizações, já parou para pensar nos seus limites mentais. Quantas vezes eles estão enraizados sem que possamos nos dar conta, mas o estrago que provocam são grandes.  A descoberta dos limites que aprisionam e emperram a caminhada é o primeiro passo para as conquistas. Em seguida se faz necessário programar novas convicções, de forma que mesmo as mais adversas situações não nos façam fraquejar.

 

Sem dúvida ao esboçar essas palavras fico pensando no quão complexo é reprogramar a mente humana. Mas uma coisa eu posso afirmar, quanto mais cedo você começar melhor. A reprogramação significa duvidar e invalidar os pensamentos anteriores de forma a fazer com que eles enfraqueçam e não mais sabotem seus avanços. Até porque alguns foram formados ao longo da sua vida. Alguns até preconceitos passados de geração a geração, de forma que reagimos de maneira automática diante das situações cotidianas.

 

A possibilidade de reencontrar ou resgatar sua essência é o primeiro passo para redefinir sua carreira.  É preciso tempo para desenvolver a capacidade de analisar as situações por múltiplas perspectivas, saindo apenas da análise racional para entrar em aspectos emocionais. Isso permite uma flexibilidade de discussão em todos os níveis e principalmente com diferentes pontos de vista.

 

Esse tempo fora da rotina de trabalho, é um tempo de transformação. Identifique e aproveite as oportunidades para construir comunidades e engajar mentores. O foco deve ser seu desenvolvimento intrapessoal, interpessoal e cognitivo, ao mesmo tempo que ajuda no desenvolvimento de outros.  Faça cursos online grátis, a internet está cheia deles, leia aqueles livros que você comprou e estão pegando poeira na prateleira, participe de palestras, fóruns, etc.

 

Durante essa transição, internamente revise seus conceitos, valores mais profundos, percepções, razão de ser e crenças. O que te impulsiona e motiva a levantar e enfrentar uma rotina muitas vezes longa de tarefas? São os desafios ou o estilo de vida que você quer ter? Nossos valores pessoais e limites influenciam a trajetória profissional de cada um. Uma vez identificados use-os para planejar um novo recomeço.

 

Você pode ser um novo profissional quando for chamado para a próxima entrevista, que tal começar a molda-lo nesse instante e quebrar os limites imaginários.  Com certeza escolhas mais conscientes, levarão à construção de uma carreira mais gratificante para a pessoa e produtiva para quem o contratar.

 

Renata Valéria Lopes

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Enfrentando o fracasso

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Quem nunca falhou que atire a primeira pedra? Todos nós em algum momento da vida nos deparamos com ele, ali bem na nossa frente, apesar de todo o esforço para não o encontra-lo. Ele está ali de braços abertos, sorrindo e dizendo “você não conseguiu, você falhou”. Na realidade parece que ele não diz, ele grita isso bem alto e todos a volta param para olhar, mesmo que esteja apenas você numa sala trancada.

 

Assim é o sentimento que nos invade em meio ao fracasso. Mas isso não faz de você um fracassado, não de jeito nenhum. O fracassado é alguém que falha em todas as áreas da sua vida sistematicamente, mas você está passando apenas por uma derrota, mesmo que ela venha de mãos dadas com outras situações que demandam atenção. Todos nós em algum momento já nos deparamos com uma derrota e podemos sim aprender muito com ela.

 

Olhar o fracasso de frente, entender onde falhou e aprender como fazer certo é o grande segredo do amadurecimento. Eu sei… não é nada fácil, enxergar isso logo de cara. Você está aí precisando de um tempo para se recuperar. Então faça isso se isole e reflita sobre essas palavras que escrevo. Tenho certeza que no final você adotará uma nova postura diante desse fracasso.

 

O primeiro passo é rejeitar esse sentimento que domina seu coração nesse momento, os pensamentos de derrota e de que você é um fracassado. O homem é o que pensa ser, e nos pensamentos que construímos quem desejamos ser, e os resultados de um fracasso não devem ditar quem somos.  Como falo sempre com meus coachees se tem vontade de gritar, grite, se tem vontade de chorar, chore. Mas faça isso apenas por 15 minutos no máximo, depois levanta a cabeça e não se sinta vítima, assuma a sua parcela de responsabilidade e veja onde errou.

 

Depois tenha muito cuidado o que você compartilha dessa situação e com quem. Use uma linguagem positiva diante dessa situação, por mais difícil que ela seja.  O fracasso não pode te dominar, então domine ele primeiro. Quando o sentimento de derrota aparecer, lembre-se de todos os momentos de vitória que já experimentou e não foque as pedras do caminho. Compartilhe o que aprendeu e de como fará diferente, ouça seu mentor ou conselheiro de confiança. As perspectivas de quem está de fora da situação nos ajudam a entender as oportunidades de melhoria.

 

Lembre-se de se lembrar e nunca esquecer que se você ficar presa no fracasso e não aprender e evoluir com ele, nada mais dará certo. Isso porque a tendência será de paralisar diante do mais simples obstáculo que aparecer.  Quanto maior o projeto, maiores os desafios para implementa-lo. Conheça seus pontos fortes e se concentre no que é capaz de realizar, use suas características empreendedoras e tente quantas vezes forem necessárias até o resultado final ser alcançado.

 

Não insista nos mesmos erros, volte ao ponto de partida e recomece com nova abordagem. Sua atitude nesse momento é a chave para que o seu fracasso anterior não domine essa nova etapa da sua vida.  Siga em frente e sem dúvida suas conquistas serão imensas. Você pode, você consegue!

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Renata Valéria Lopes

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Formação de endereço SMTP

email

 

Já pensaram em como organizar o correio eletrônico da sua empresa com uns 1.000 usuários?  Bem eu e alguns colegas já passamos por essa experiência de ter de pensar não em 1.000, mas em 12.000 usuários.  Então porque não ajudar quem ainda não passou por isso, então lá vai algumas regras básicas e óbvias, mas que incialmente ninguém documenta.

 

1ª. Regra – o nome do domínio SMTP, que deve ter o nome da empresa.  Esse nome segue a regra do ICANN de registro de nome internet, então na hora de fazer o registro do seu nome internet não se esqueça do registro MX.

 

Esse nome deve aparecer em todos os e-mails.

contato@empresa.com.br

joao.silva@empresa.com.br

faleconosco@empresa.com.br

 

No caso de campanhas é interessante que o endereço de e-mail contenha o nome da empresa para ajudar na associação da marca.  Há empresas que não adotam essa politica, mas fica aqui uma ideia interessante que eu particularmente aprecio.  Então eu formaria algo como empresa@campanha1.com.br.

 

2ª. Regra – é a questão dos nomes das caixas postais, que ficam antes do @.  A regra que eu gosto muito acompanha a de nomes de usuários de rede que compartilhei aqui anteriormente.

Então a regra geral é primeironome.sobrenome@empresa.com.br.

 

Exceções:

  1. Quando o sobrenome é Junior, Jr, Neto, Filho ou Sobrinho, por exemplo, usa-se o sobrenome imediatamente anterior. Ficaria assim o caso de Jose Souza Neto, souza@empresa.com.br

 

  1. Nos casos de nome composto, como Ana Cláudia Pereira, podemos ter algo como ana-claudia.pereira@empresa.com.br.

 

  1. No caso de nomes repetidos na lista global de endereços do correio eletrônico, podemos utilizar um sufixo diferenciador como um número, como por exemplo souza1@empresa.com.br para o segundo José Souza que for cadastrado no correio eletrônico.

 

3ª. Regra – para e-mails gerais ou de áreas de negócio especificas, já precisei de nomes assim para diferenciar empresas de um grupo com grande diversidade de operações.  Nesse caso é interessante pensar em manter o @empresa.com.br, e juntamente com a área de marketing estabelecer os melhores nomes e alias para essas contas.  Afinal a maioria deles fará parte de materiais de divulgação.  Especificamente nesses casos é importante que exista uma pessoa responsável por essa conta ou no máximo duas.

 

4ª. Regra – para uso de departamentos em que todos devem receber a correspondência, é recomendado o uso de listas privadas de distribuição

 

 

3. E-mails das Células de Serviço

Para e-mails das Células de Serviço ou departamentos utiliza-se a abreviatura interna da área antes do @, tendo a possibilidade de utilizar o nome completo da área, caso a mesma não tenha nome composto.

cos@empresa.com.br

financeiro@empresa.com.br

conselho@empresa.com.br

REGRA = sigla/nome completo célula de serviço + @empresa.com.br

 

Os e-mails das Células de Serviço ou departamentos podem ser divididos de acordo com as regiões nas quais as mesmas estão presentes. Neste caso, utiliza-se a abreviatura interna da célula de serviço com a sigla do Estado.

 

Obs.: Utilizar o hífen (“-“) para separar as siglas

rh-rs@empresa.com.br

rh-sp@empresa.com.br

REGRA =sigla célula de serviço + sigla estado + @empresa.com.br

 

Para as células de serviço que possuem divisões em seus processos, utiliza-se o nome da divisão, analisando-se em particular cada caso.

Comunicação Social: imprensa@empresa.com.br

Financeiro: acionistas@empresa.com.br, investidores@empresa.com.br

 

As exceções devem ser analisadas caso a caso. Em se tratando de um E-mail para o público externo poderão ser criados E-mails especiais.

invest@empresa.com.br

 

 

4. E-mails de Produtos ou Marcas:

Para e-mails dos produtos ou marcas, utiliza-se o nome do produto de mercado. Nomes compostos também podem ser utilizados.

massas@empresa.com.br

adidas@empresa.com.br

casadepapelao@empresa.com.br

REGRA = nome do produto + @empresa.com.br

 

 

5. E-mails de Projetos Especiais

Para e-mails de Projetos Especiais, sejam internos ou externos, devem ser utilizados o nome do projeto antes do @.

memoria@empresa.com.br

aniver100anos@empresa.com.br

sorteioamigo@empresa.com.br

REGRA = nome do projeto + @empresa.com.br

 

 

Renata Valéria Lopes

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Triagem

A triagem da primeira leva de material que será digitalizado. Estamos perseguindo uma vida mais simples e mais sustentável também, para isso implantamos o GED aqui no escritório da Tecnologia Humana.

Nessa fase além de avaliar que documentos guardar é importante limpar os documentos, retirando grampos, espirais, clipes, post-its, etc. Assim na hora de digitalizar tudo será mais fácil e rápido.

Se você viu o post do problema de espaço que fizemos anteriormente e se identifica com a situação não deixe de consultar nossa solução de GED.

Triagem

Bons funcionários?! Maus funcionários?!

BOMMAU

Essa minha questão foi reforçada ainda mais lendo a coluna do Falconi na revista exame, Rotular o desempenho dos funcionários é perigoso, de agosto de 2014, em que ele citava que o sucesso das grandes empresas estava em fatores como cultura interna, processos bem estabelecidos, práticas de educação e treinamento, recrutamento e seleção, que afetavam fortemente o desempenho da equipe.

 

Estou lembrando disso, pois a cada dia que passa o número de pessoas buscando recolocação aumenta, e vejo algumas incoerências entre o que as descrições das vagas anunciam e o que as empresas desejam.  Ou vemos posições que buscam profissionais super capacitados pelas exigências detalhadas nas descrições com títulos de cargos juniores ou ainda há aqueles que colocam descrições juniores e quando o candidato chega na entrevista se depara com a exigência de assumir muitas responsabilidades com um salário de estagiário.

 

Bem se você está no processo seletivo é possível ajustar isso durante a negociação.  A decisão não é só da empresa, mas do candidato também.  O me preocupa mesmo é quando o profissional é contratado para uma posição e daqui a pouco sua função muda ou as exigências da gestão sem nem ao menos uma negociação.  Temos que ter flexibilidade como profissionais, mas sem que haja a contrapartida da empresa, isso fica muito comprometido.

 

Nesse artigo que citei do Falconi, fala que no Japão é preciso em torno de 3 meses para que o novo funcionário esteja pronto para suas funções e no Brasil isso gira em torno de 1 semana.  Formação de funcionários é um diferencial competitivo interessante e um dos maiores investimentos de uma empresa.   Acho que fui muito privilegiada de ter trabalhado em empresas que realmente investiram em minha formação, me permitiram errar e aprender com isso, me deram coaching e feedbacks formais.

 

Se pensarmos bem, a famosa “prata da casa” tem mais sentido se forem investidas as pratas necessárias nessa formação.  Segundo o Jim Collins, outro autor que gosto muito, as grandes empresas analisadas no livro “Feitas para Durar” eram geridas por pessoas que estavam a muitos anos na empresa e, por conseguinte compreendiam a cultura da empresa como ninguém. Lógico que o olhar externo de quem chega também é muito legal, pois traz um novo olhar para uma gestão já consolidada.

 

E quando falamos de treinamento e desenvolvimento de funcionários, isso requer tempo e não é tarefa fácil, pode ser preciso rotacionar de funções para ganhar experiência e desenvolver a visão holística que tanto faz diferença nos cargos de gestão, reduzindo com isso impactos nas promoções. Infelizmente as empresas estão com pressa nas formações e com isso gestores despreparados chegam a gestão.  Lembro de ver o atual presidente de uma grande companhia nacional em posição operacional no início da sua carreira. O comentário que eu ouvia sempre era que a única diferença dele para a minha era de que ele ia para casa de motorista particular e eu no ônibus da empresa.

 

Onde fica o RH em tudo isso é a minha grande dúvida? Será que os modismos de gestão não estão afastando o RH da sua missão de recrutar adequadamente, acompanhar as definições de metas e avaliações 360º, desenvolver planos de sucessão e treinamento dos funcionários.  Ou será que isso é consequência das pressões dos acionistas por retorno financeiro e o imediatismo dos resultados?

 

Então será que é tão simples assim dizer que um funcionário é bom ou ruim?  Fica aqui essa reflexão depois das minhas leituras e observações.

 

Renata Valéria Lopes

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Implantando GED

Tenho muito material de cursos que participei, apostilas, artigos e textos usados em pesquisa. Me deparei então com um problema de falta de espaço no escritório para mais material.

Com isso as prateleiras começaram a ficar desorganizadas. E isso não é nada bom. Vamos implantar uma cultura sem papel e organizar nosso espaço. Acompanhe passo a passo aqui, as transformações de um escritório com gestão eletrônica de documentos. ‪#‎GED‬ ‪#‎Paperless‬

OProblema

Tempos Incertos, Tempos de Reavaliações

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Olhando a economia, as pessoas estão se perguntando o que fazer de diferente.  A verdade é que não deveria ter nada a ser feito de diferente, se fizéssemos tudo certo sempre.  Não é porque a crise bateu que temos de mudar o modelo de consumo, mas estabelecermos bons hábitos que nos permitam passar pela crise sem mudar nada quando ela chegar.

 

Como gosto de história e meu esposo é economista, lembrei de Abraham Lincoln[i], que em 1865 formulou os quatro elementos da prosperidade, palavras muito interessantes que caem muito bem para os dias de hoje:

  • Não criarás prosperidade se desestimulares a poupança;
  • Não criaras estabilidade permanente baseada em dinheiro emprestado;
  • Não evitarás dificuldades financeiras se gastares mais do que ganhas;
  • Não poderás ajudar os homens de maneira permanente se fizeres por eles aquilo que eles podem e devem fazer por si próprios.

 

Os itens acima estão bem ligados ao planejamento financeiro pessoal. Começaremos então ajustando as contas, procurando não fazer dividas, renegociando as dividas existentes e economizando no que for possível.  Eu mesmo essa semana acabei de fazer uma revisão no planejamento financeiro e as primeiras ações já foram tomadas para reduzir algumas contas.  Sim planejamento financeiro, sou super fã de orçamentos anuais domésticos, minha super planilha de custos anuais, me permite saber para onde vai o meu “suado” dinheiro.

 

Com o acompanhamento das contas, é possível definir quanto preciso e quais os caminhos de economia. Você pode estar se perguntando: “e se algum imprevisto acontecer? ” Ai mesmo é que ela funciona bem, pois vou saber o que preciso ajustar.  Mudanças de hábitos não são simples e requerem disciplina, por isso comece logo. Dizem que 95% das famílias americanas fazem planejamento financeiro anual. Segundo o PC Brasil, 81% dos brasileiros não possuem um planejamento financeiro para suas vidas.

 

Se você é um empreendedor ou empresário além do que falamos acima há diversos fatores a serem avaliados como: preços atrativos, diferenciais nos serviços prestados e nichos de mercado para atuar de forma a manter seu fluxo de caixa em tempos de recessão, mas aí já é um outro post.

 

Então não tenha medo de mudar, aprender e descobrir novos caminhos para superar os obstáculos.

 

===== [i] 16º presidente dos Estados Unidos

 

 

Renata Valéria Lopes

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A difícil vida profissional moderna

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Outro dia li um texto no Linked in que me chamou muito a atenção sobre a falta de educação da nova geração de gestores.  Esse texto foi muito compartilhado, mas sua autora original é a Luciana Telles, segue a fonte de onde o post começou a circular http://lucianatelles.me/2015/07/08/a-incrivel-geracao-de-gestores-sem-educacao/.

 

Ela teve a grande coragem de colocar esse fato em pauta e não é de hoje que ele surge nas conversas com colegas e coachees.  Se você acha impressionante que está ficando cada dia mais comum esse tipo de comportamento, também deve estar se perguntando como estabelecer um limite entre sai vida pessoal e profissional.  Com o advento dos smartphones, o que já vinha se tornando um hábito, agora é praxe total, a conexão na empresa 24 horas por dia.

 

Vamos pensar juntos, já que não tenho a resposta de como resolver isso de uma vez, mas se uma empresa precisa que seus colaboradores estejam disponíveis fora do horário comercial, deve antes de tudo rever seus processos.  Talvez seja necessário ter uma equipe com horário alternativo de atendimento e não dentro do já conhecido modelo 5×8 (8 horas por dia, nos 5 dias da semana de segunda a sexta).  Isso vai requerer boa vontade e a participação do RH, que no final das contas é quem acaba sofrendo com o passivo trabalhista no final dos contratos de trabalho.

 

Para quem entra na empresa precisa ter muita atenção para não cair na armadilha de ficar trabalhando direto sem descanso.  Eu gosto muito de trabalhar e quando pego um novo desafio, caio de cabeça para entender como funciona a empresa, o que me gera muitos e-mails e trabalhos nos finais de semana iniciais.  Até aí sem problemas, vejo que a maioria dos profissionais que conheço também fazem isso.

 

A grande questão é quando o telefone começa a tocar todos os dias depois que você saiu do escritório e nos finais de semana, isso acontecendo mesmo quando você chega cedo e sai depois do horário todos os dias, denota uma falta de gestão nas outras áreas também. Essas questões precisam ser levantadas por todos que sofrem esse tipo de abordagem mesmo tendo cumprido a jornada de trabalho acordada.

Se posicionar e impor limites é fundamental, muitos sentem medo em fazer isso.  Não é fácil realmente abordar o assunto sem que você passe a percepção de desinteresse. Mas é importante conduzir a negociação de forma a preservar sua vida pessoal. Afinal de que de adianta o sucesso profissional, se você não tiver com quem comemorar na sua vida pessoal?

 

Graças a Deus muitas empresas estão cientes que precisam melhorar nesse aspecto e buscam proporcionar aos seus funcionários uma vida mais equilibrada.  Apesar de cada dia estarem mais enxutas e com certeza querem pessoas comprometidas nos times.  Mas isso não deve significar funcionários abrindo mão de finais de semana, feriados e das férias.

 

Até porque vamos pensar: onde encontraremos tempo para nos especializar? Por mais que muitos profissionais hoje não tenham a pretensão de se tornarem gestores sabemos que ter uma especialização em gestão de pessoas e liderança, ajuda inclusive com os colegas de trabalho. Além disso um bom profissional precisa se manter atualizado dentro da área de formação.

 

Além do problema citado no artigo da Luciana sobre a disponibilidade exigida pelo gestor de contato 24×7, há ainda o caso da pressão.  Todos nós que atuamos a algum tempo já, sabemos de antemão que se não dermos resultados somos eliminados, ou ainda que o cumprimento das metas é importante para todos.  Mas ter gestores que a cada pedido exigem um tempo irreal para entrega das tarefas e ainda assim ficam te dizendo que se você não atender rápido, irão de demitir é outro aspecto muito ruim.  A pressão em si de resultados é mais do que suficiente hoje para os profissionais, o mercado de trabalho é cada vez mais competitivo, mas isso não significa que durante várias vezes do seu dia, alguém precisará te lembrar disso.

 

Para ter sucesso numa carreira é preciso se identificar com o que faz e ter prazer em trabalhar, me pergunto onde fica o prazer de alguém em ter gestores assim?  Não é preciso sorrisos e tapinhas nas costas, basta uma postura mais profissional, especialmente em empresas que já deixaram de serem empresas de garagem a muito tempo.

 

Enfim para você profissional o importante é sempre se perguntar: o que você busca e quais os seus limites?  E se quiser se conhecer um pouco mais, aqui vai um teste para saber que tipo de chefe você é publicado pelo site UOL, http://mulher.uol.com.br/comportamento/quiz/2016/02/16/que-tipo-de-chefe-voce-e.htm.

 

Renata Valéria Lopes

Gestão Eletrônica de Documentos, isso serve para mim?

 

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Como professora de Projetos de Gestão Eletrônica de Documentos tinha a pretensão de ser uma pessoa com poucos documentos guardados.  Mas a dura realidade é que eu sou uma daquelas pessoas que guardam tudo o que chama atenção em revistas e jornais.  Lógico que meu periférico preferido é o scanner, e sempre que posso estou passando por lá o material que recebo, pois posso precisar seja para uma aula, palestra ou na vida pessoal.

 

Essa forma de lidar com documentos segundo minha advogada é muito boa, pois eu sempre tenho muitas provas para apresentar num processo (rsrs).  Mas para que eu consiga dar conta dessa papelada toda, precisei me organizar.  Mas ainda vejo muitos escritórios, empresas e famílias “sofrendo” horas para localizar um documento.

 

Segundo dados da Global GED, geram-se em média 19 cópias de cada documento manuseado numa organização.  E os profissionais gastam de 5 a 15% do seu tempo lendo documentos que levaram de 30 a 40% do tempo para serem localizados.  Mas o pior de tudo foi saber que 7,5% de todos os documentos que deveriam estar disponíveis para consulta foram perdidos e 5% só por terem sido armazenados incorretamente.

 

Se pararmos para pensar no volume de documentos estruturados ou não, que circulam na internet, fica mais complicado ainda ter de lidar com eles em papel.  Na época em que a agilidade para se chegar a uma informação é cultuada, imagine-se debruçado sobre um arquivo buscando essa informação em um documento em papel.  Já pensou?

 

Então, agora vai a minha dica para quem está em casa e tem muito papel para guardar, compre um scanner, organize o que realmente precisa ficar em papel e simplifique sua vida. Busque um profissional de GED para te ajudar em seu escritório de casa ou na empresa.  Simplifique a vida e use o tempo da busca de um documento para ganhar produtividade.

 

O conceito de Paperless que prega a redução ou eliminação total do uso do papel em transações comerciais traz muitos benefícios para quem o adota. Alguns deles:

  • Redução dos custos operacionais
  • Aumento da produtividade dos empregados, menos buscas e espera por documentos
  • Maior velocidade nas respostas às demandas dos clientes
  • Ganhos de imagem e reputação da marca, devido a percepção de contribuição com a redução do impacto ambiental
  • 100% dos documentos eletrônicos são aceitos em um tribunal de justiça (Brasil)
  • Flexibilidade de trabalho remoto com acesso 24×7 dos documentos da empresa, especialmente para quem atua externamente

 

Lógico que uma cultura sem papel precisa passar por uma mudança de comportamento das pessoas que atuam nos processos organizacionais, mas é totalmente factível.  Uma oportunidade pode ser iniciar na parte fiscal, que hoje já tem um estimulo do sistema tributário do pais com a entrada da nota fiscal eletrônica, o imposto de renda, cupom fiscal eletrônico, e-social para a previdência e outros.

 

As soluções estão mais simples, robustas e baratas. O valor de armazenamento digital tem caído a cada ano que passa e se comparado ao M2 pago para guardar papel. Além disso pode começar a reduzir o volume de impressão.  Para começar o projeto é muito simples e em 1 (uma) semana é possível começar a usar uma solução completa.

 

E no futuro evoluir o GED para o processo de gestão do conhecimento.  Eu particularmente vejo o processo de gestão documental como uma ponta do iceberg chamado “conhecimento coletivo organizacional”.  Muitas áreas da empresa geram informações e dados que precisam ser analisados e estruturados de forma a transmitir conhecimento e consequente resultado para o negócio.

 

Lembro que na minha primeira viagem internacional a negócios, meu gestor pediu um relatório de no mínimo 15 páginas com o que levantei de informações e das palestras.  Para quem não esteve no evento, foi a oportunidade de ter as impressões captadas por mim e o conhecimento ficou na empresa, assim como todo o material de apoio que ganhei no evento, registrado no CEDOC.  Estando presente no evento ganhei um conhecimento que levo para a vida toda, mas a empresa tem também esse conhecimento que investiu para ter dentro de casa através de um profissional.

 

Isso serve para todas as áreas da empresa, a área comercial por exemplo: em contato com os clientes pode obter informações importantes sobre o mercado e novas oportunidades de negócios, avaliar tendências da concorrência em abordagens e negócios.  A área de TI, eu como gosto muito da parte de gestão de serviços, lembro muito dos meus preciosos cadernos, pois a medida que vou observando os problemas e solucionando, vou criando procedimentos de atendimento.  Esse conhecimento quando registrado e colocado à disposição dos demais membros da equipe, fomentam novos desenvolvimentos.

 

Além de implantar uma cultura paperless, enxergo a implantação de um GED como a oportunidade de sistematizar um processo de apropriação da informação que pertence sim a empresa onde você atua. Afinal ela te paga mensalmente para que você desenvolva uma atividade.  Sendo assim tudo o que é gerado de informação a ela pertence.

 

Está lançado o desafio de implantar essa ferramenta de forma estratégica para as empresas, é um processo continuo e progressivo, mas que revolucionará a forma como as informações são tratadas. Comece pequeno e vá alargando as fronteiras, a medida que o retorno do investimento esteja acontecendo, segundo estudo da AIIM[i] de 2014, gira em cerca de 12 meses.

 

[i] Association for Information and Image Management

 

Renata Valeria Lopes

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