Dimensionar o que se precisa de recursos em um projeto e o cronograma de consumo deles é bem interessante. Esse mesmo desafio aparece no mapeamento de processos. Isso ocorre pois temos a tendência de começar a fazer, especialmente o brasileiro que tem sempre o “jeitinho” na manga. Porém cada dia que passa vejo que as organizações, precisam parar de brincar de serem empresas e serem realmente.

O problema do dimensionamento errado de recursos é que com isso ampliamos o risco sobre as entregas, baixando em alguns casos a qualidade do produto ou serviço. Se você quer melhorar isso em seus projetos, então segue comigo aqui para entender alguns passos simples, mas não menos importantes, na gestão de projetos.

Não quero fantasiar ou criar polêmica, apenas mostrar alguns problemas que muitas das vezes o gerente de projetos encontra pela cultura de algumas empresas. Quando falamos em gestão de projetos, estamos falando em uma parte da governança de ti. Se a cultura da empresa não é de adoção das boas práticas de governança, então o trabalho do GP é muito maior.

Mas enfim, mapeie todos os recursos que você vai precisar ou pensa que pode precisar, melhor pecar pelo excesso, do que descobrir que esqueceu algo essencial do seu orçamento e não tem como provisionar mais dinheiro para a aquisição. Melhor pedir dinheiro uma única vez e devolver, do que ficar toda hora justificando aumento no orçamento.

Recursos humanos (tem empresa que fala pessoas, mas na hora da pressão esquecem rapidinho que são pessoas) tanto os internos quanto os externos. Lembre-se que a alocação das pessoas em um projeto, vai tirá-las das suas rotinas normais e por conseguinte, precisa ser previsto quem assume as rotinas do dia a dia.

Tem empresa por exemplo que opta por contratar externos para o projeto e deixam os internos sem desafios, melhor trazer pessoas para a rotina e dar a oportunidade de alguém com potencial mostrar seu valor para a organização.  Tive um cliente que entendeu isso em um projeto e teve um resultado muito bom, diante dos desafios que enfrentou nos últimos meses, ele teve alguém da equipe dele atuando nas novas ferramentas sem problemas.

Equipamentos e Sistemas tanto os necessários na execução do projeto, quanto os que são importantes para a entrada do projeto em produção. Computadores, impressoras, scanners, licenças de sistemas, plugins e templates, cabeamento, telefones, e tudo o mais. Importante conseguir separar o que é preciso na execução quanto na entrada em produção, pois o provisionamento de orçamento pode ser mais bem distribuído no cronograma.

Local, sim queridos aqui mais uma vez me vem as empresas que não gostam do termo recursos humanos, mas colocam a equipe de projeto em salas apertadas, sem ventilação adequada, sem acesso a água, café, luz do dia, com recursos limitados ou pior sem mobiliário adequado.

Então sim é importante pensar nos recursos humanos que precisam ser valorizados e de tudo que eles precisam para terem condições de trabalho. Inclusive os consultores externos que chegarão para trabalhar full ou part time. Se houver condições de home office para o time, então tem que se prever um local em que se possa reunir o time completo para revisão e fechamento de entregas.

Materiais consumíveis ou não como papel, quadro, canetas piloto, e o que pode ser necessário para completar a implantação. Querer economizar e dizer que tudo tem no estoque e na hora que a equipe precisa de algo, nunca está disponível ou acabou tem x dias e ainda não chegou, não rola.

Feito esse primeiro mapeamento, se segue um detalhamento para especificar eles. Quando falamos em recursos humanos temos que saber que habilidades e experiências cada papel dentro do projeto requer, sem pensar em nomes. Por isso que muitas vezes na montagem desse plano é preciso se manter neutro em nomes.

Todos os materiais, equipamentos e local devem ser muito bem especificados, com as características necessárias e ideais. Não tem como num projeto que se precisa de servidor dedicado, querer economizar colocando num compartilhado. Outro erro comum o GP pede que a equipe tenha notebook para trabalharem remoto, aí a empresa compra tudo desktop, quando se chega em atividades de caminho crítico todos precisam ficar na empresa, pois não tem note para trabalhar remoto.

Especificado tudo ao máximo é hora das quantidades e a distribuição ao longo do projeto para se consumir o orçamento. Essa é a parte que mais vai interessar ao sponsor do projeto, por isso levante premissas e restrições para cada recurso, justifique bem. Um ponto de apoio podem ser os riscos, antes de fechar qualquer coisa, dê uma olhadinha nos riscos e veja se não há algum material que possa ajudar a mitigar ou eliminar um risco. Como no exemplo que dei acima do caminho crítico.

Eu sei que o assunto não se esgota aqui e você que atua ou já atuou em projetos sabe que tem muita coisa bizarra que acontece. Mas a minha reflexão maior aqui é que o GP precisa ser apoiado pela cultura da empresa. Hoje por exemplo eu vejo muito mais anúncios de Scrum Master, eu não fiz distinção aqui, mas já conversei com outros profissionais agilistas como eu, que são contratados para trabalhar com métodos ágeis, mas a empresa é muito engessada ainda com os controles.

Seja você um Gerente de Projetos Waterfall ou Agilista, o importante é saber que a empresa tem que te apoiar. Sendo assim não se sinta culpado em solicitar e registrar tudo o que você precisa. Não tente economizar, já fiz isso e o resultado não foi bom. Sua equipe de projetos precisa ter você como apoio e não contra ela. E a empresa precisa entender que você GP também é uma pessoa.

Reflita e compartilhe conosco se você tem alguma experiência que pode ajudar outros.


Renata V. Lopes

Atua há mais de 25 anos na área de Tecnologia da Informação com gerenciamento de projetos e equipes multidisciplinares, em grandes empresas como Grupo Gerdau, Lojas Renner, Hewlett-Packard, Rio2016 e Grupo Guanabara. Master coach, leitora compulsiva, blogueira, apaixonada por redes sociais e estudante em constante desenvolvimento, acredita na cooperação, colaboração e compartilhamento do conhecimento como forma de aprendizado.

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