A maioria das pessoas trabalha em equipe, mesmo aqueles que se dizem autônomos, se veem em muitas situações em que precisam contratar e trabalhar com outros profissionais para a entrega de projetos.  E também não é novidade que nenhum profissional não é uma ilha. Portanto equipes mais eficientes trabalham junto.

Mas como funciona isso de trabalhar junto quando cada dia mais as empresas colocam seus funcionários para trabalharem em Home Office. No último ano eu coloquei minha equipe para trabalhar de Home Office e reduzi os custos com escritório, e conheci muitos profissionais que fizeram o mesmo. Há ainda aqueles que preferem sair de casa todos os dias e optaram por irem para co-workings e cafeterias para trabalharem.

Nesse contexto a Internet passa a ser o elo de ligação entre os funcionários e membros de uma equipe. Permitindo a formação de equipes colaborativas e conectadas o quanto de tempo você quiser e seu contrato de trabalho estipular, como se estivessem um ao lado do outro mesmo local. Sim o pré-requisito básico de qualquer equipe virtual é a internet.

As equipes virtuais são equipes reais e se encaixam na definição clássica de equipe, por trabalharem juntos para alcançar um conjunto de objetivos comuns. Entretanto, são referidas como “Virtuais” principalmente por não interagirem de modo tradicional. E não importa se vocês estão na mesma cidade, estado ou país. O que mais me agrada é exatamente isso, eu pegar meu notebook e poder trabalhar de qualquer canto.

Mas a grande questão que ainda ronda a mente dos gestores é de como gerir essas equipes sem esse contato próximo. Então vou compartilhar umas dicas, pois desde 2011 tenho trabalhado com equipes virtuais em diferentes projetos:

  1. Estabeleça objetivos para a equipe. Os membros da equipe devem saber como e o que devem fazer juntos, quais os resultados esperados e como seu trabalho afeta o do seu colega. Se cada um entender somente o seu papel e o trabalho, então, eles serão apenas colaboradores individuais.
  2. Relembre constantemente a todos que eles são uma equipe. Se os membros da equipe pensarem que estão trabalhando sozinhos, eles atuarão de modo independente. Se eles souberem que fazem parte de uma equipe que trabalha para objetivos e entregas comuns, tenderão a sentir-se melhor e a serem mais colaborativos.
  3. Estabeleça regras básicas, não é porque você está trabalhando de casa que pode atender a uma reunião de pijama por exemplo. É preciso exibir um conjunto de comportamento aceitável, como ter um horário de trabalho e as reuniões de participação obrigatória (presenciais, web ou telefone), etc.
  4. Crie oportunidades para “socializar”. As equipes que trabalham no mesmo local, têm a oportunidade para socializar ao longo do dia por mais corrido que seja o trabalho. As equipes virtuais raramente têm essa oportunidade, por isso juntar fisicamente todos na reunião de início do projeto ou de tempos em tempo é bem interessante.
  5. Seja sensível às diferenças culturais. É possível que todas as suas equipes virtuais pensem e atuem da mesma maneira. Entretanto, cada vez mais, as equipes virtuais são constituídas por pessoas de múltiplos países e culturas. Tenha consideração com as maneiras diferentes de trabalhar e com o comportamento das pessoas.
  6. Comunique-se, comunique-se, comunique-se. O gestor de pessoas necessita assegurar que todos os membros da equipe compreendem o que é esperado. As pessoas podem começar a sentir-se isoladas se não receberem informações regularmente. É suficientemente difícil manter todos informados numa equipe real, então imagine numa virtual. A linha de comunicação precisa ser especialmente ampla e eficiente, e agora até o Facebook está ajudando com o Workplace.
  7. Adapte-se aos fusos horários caso tenha profissionais em outros estados e países. O gestor deve reconhecer que o que é conveniente para ele nem sempre é para os outros membros da equipe. Por exemplo, insistir em iniciar as reuniões com a equipe às 9 horas da manhã, o que poderá ser conveniente para ele, mas poderá resultar em problemas para os membros de remotamente fora do horário normal de trabalho.
  8. Seja diligente no gerenciamento da carga de trabalho. O gestor necessita ser muito preciso na atribuição do trabalho para a  equipe virtual e deve assegurar que o trabalho será completado no prazo. Em muitas situações pude constatar um aumento significativo das entregas da minha equipe virtual, que estavam mais descansados e produziam melhor em seu “espaço seguro”.
  9. Atribua trabalhos de curta duração ou invés de atribuir uma atividade com a duração mais longa.  Por exemplo se for atribuir uma atividade para 1 mês, divida a mesma em 4 atividades com duração de 1 semana cada. Assim o acompanhamento se torna mais rápido e como gestor você poderá auxiliar mais no atingimento da meta.

Espero que essas dicas possam ajudar você que está pensando em trabalhar com equipes virtuais. Deixe sua experiência sobre o assunto. Abrs


Renata V. Lopes

Atua há mais de 25 anos na área de Tecnologia da Informação com gerenciamento de projetos e equipes multidisciplinares, em grandes empresas como Grupo Gerdau, Lojas Renner, Hewlett-Packard, Rio2016 e Grupo Guanabara. Master coach, leitora compulsiva, blogueira, apaixonada por redes sociais e estudante em constante desenvolvimento, acredita na cooperação, colaboração e compartilhamento do conhecimento como forma de aprendizado.

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