Todo projeto tem o seu caminho crítico e por isso, quando pego um projeto e começo a planejar as atividades do grupo a primeira coisa que faço é tentar entender o cenário macro das atividades. Lógico que os sistemas de planejamento de projetos ajudam muito nesse processo.

Com isso em mente posso traçar as atividades principais do inicio ao fim do projeto para ter o resultado esperado pelo contratante. E somente depois disso começamos a pensar nas atividades adjacentes que darão o acabamento final do projeto. Esse trabalho é muito mais simples quando cada atividade possui data de início e de fim definida.

Isso porque precisamos alocar os recursos certos nessas atividades que são primordiais para a entrega final. A alocação dos especialistas deve se ter em mente a complexidade das atividades, muitos gestores colocam os melhores especialistas alocados em projetos e esquecem do trabalho de rotina que precisa continuar avançando.

As demais tarefas por mais importante que possa ser para a qualidade ou ainda para o diferencial da entrega e que podem ser ajustados a medida que as tarefas críticas são tratadas, devem ser também definidas. Eu particularmente acho interessante fazer o trabalho de alocar o que pode começar antes, o que pode ser concluído depois e trabalhar com as dependências entre as tarefas.

Com isso podemos alocar a equipe em diferentes projetos e mesmo assim entregar o que é preciso no prazo. Pois o que é crítico começa e termina conforme o planejado. E até as vezes me surpreendo com o término antecipado, gerando uma folga que nunca é desperdiçada, já que podemos e devemos sempre trabalhar para encantar nosso cliente.

Todo projeto independente de qual seja a solução ou negócio, tem pelo menos um caminho crítico e não é por ter mais pessoas na equipe que ele andará mais rápido. Lembre-se que nove mulheres não fazem um bebê em um mês, é preciso nove meses e uma mulher para isso.

Lógico que o exemplo acima é bem radical, mas sempre tenha em mente que nem toda atividade pode ser acelerada. Pois você pode com isso até mudar o caminho crítico de um projeto. Se você ainda tem dúvida do que seja um caminho crítico para o sucesso do seu projeto, pense em termos de folgas, quais as atividades que não possuem muita flexibilidade de execução para acontecer, que você saberá o caminho crítico do seu projeto.

Em um projeto quando o caminho crítico é identificado, passo a fazer o gerenciamento de riscos dessas atividades antes de qualquer coisa, pensando em como podemos mitigar ou eliminar riscos com a saída de técnicos por exemplo. Esse é um dos pontos que mais tira o sono dos gestores, especialmente os do segmento de tecnologia.

Quando um especialista sai do projeto, em média se leva três meses para treinar outro, por isso o plano de riscos deve prever essas substituições. Uma das coisas que aprendi a muitos anos era a questão te ter sempre o nome do primeiro responsável e o seu substituto. Como numa pequena tabelinha abaixo:

Tema 1º Responsável 2º Responsável
Banco de Dados João José
Administração
Servidores
José Maria
Homologação Mônica João

Em algumas empresas é comum ter um quadro de consultores externos de reserva em casos de mudanças “inesperadas”. Projetos pequenos raramente os gestores se preocupam em identificar o caminho crítico, mas quanto maior ou complexo for o projeto, mais importante se torna a tarefa de identificação é gestão de risco delas.

Esse é um processo vivo, portanto nada de planejar e virar as costas para o cronograma, é preciso acompanhar e verificar o que está sendo realizado e quem são os responsáveis. Uma dica que deixo para quem quer aprimorar sua capacidade de planejamento de projetos é que as horas diárias não significam horas produtivas de um recurso.

Se você tem um expediente de 8 horas dia, saiba que média você tem de 6 horas a 6,5 horas por dia de produtividade do seu recurso. E no caso de recursos temporários ou externos alocados a média de horas a ser considerada é de 7 horas a 7,25 horas. Por mais que você os contrate 8 horas por dia para o trabalho, não o considere dessa forma no cronograma.

Se há uma atividade de 80 horas e ela for designada a um empregado fixo que trabalha tempo integral, ele poderá requerer um pouco mais de doze dias (80 horas / 6,5 horas produtivas por dia) para completar a atividade. Se esta mesma atividade for designada a um recurso temporário que trabalha tempo integral, a duração da atividade seria de aproximadamente onze dias (80 horas / 7,25 horas produtivas por dia).

Um recurso externo é mais produtivo, pois em muitos casos ele não está envolvido em reuniões de departamento e atividades administrativas do cargo como o recurso interno. Por isso que em muitos casos como citei acima os consultores externos de reserva são uma ótima solução de substituição a ser considerada.


Renata V. Lopes

Atua há mais de 25 anos na área de Tecnologia da Informação com gerenciamento de projetos e equipes multidisciplinares, em grandes empresas como Grupo Gerdau, Lojas Renner, Hewlett-Packard, Rio2016 e Grupo Guanabara. Master coach, leitora compulsiva, blogueira, apaixonada por redes sociais e estudante em constante desenvolvimento, acredita na cooperação, colaboração e compartilhamento do conhecimento como forma de aprendizado.

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